Smartsheet Control Centerを使用してWorkAppを構築する
Smartsheetマニュアル｜Smartsheet Control Centerを使用してプロジェクト資産を一元管理し、チーム向けに焦点を絞った効率的なポートフォリオWorkAppsを作成する方法を説明します。
Portfolio WorkApps を使用すると、プロジェクトの資産を 1 か所にまとめられるため、チームは仕事を完了するために必要な情報のみに集中できます。
プラン
Smartsheet Advanceパッケージ
プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。
許可
招待された人は誰でも WorkApp を使用できます。 WorkApps を作成および編集するには、 Smartsheet Advanceプランが必要です
WorkApp に共有されているユーザーは、アプリ ビルダーによって割り当てられたロールに従ってアプリを表示および使用できます。
この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。
Portfolio WorkApp には、ポートフォリオ レベルの情報、複数のプロジェクトのプロビジョニングに役立つインテーク シート、およびプロビジョニングされたすべてのプロジェクトを表示するプロジェクト リストが含まれています。ロールと共有オプションをカスタマイズすることで、チームのアクセスを関連するプロジェクトとアセットのみに制限できます。
始める前に覚えておいてください
多層子ブループリントは Portfolio WorkAppsをサポートしていません
WorkAppsでは、ブループリントには 50 ページの制限があります。
注記 ブループリント構成設定に WorkApp設定が表示されない場合は、新しいControl Centerプログラムの作成が必要になる場合があります。
Control CenterとWorkApps の権限
Control Centerのプライマリ リードと追加リードは、 Smartsheet Control Centerを通じて構築されたポートフォリオWorkAppsを管理できます。彼らは自動的に、ポートフォリオ、ブループリント、またはプロジェクトWorkAppsのポートフォリオ管理者になります。
ポートフォリオ管理者は次のことができます。
アプリ内のページと権限を並べ替える
ユーザーとグループを追加または削除する
アプリのテーマを更新する
アプリを再公開する
ページを追加する
カスタマイズされた役割の追加または削除
プロジェクトがControl Centerでプロビジョニングされると、プロジェクト所有者はそのプロジェクトの WorkApp の管理者になります。
Control Centerを使用して WorkApp を構築する
1. インテークシートに役割を追加する
Smartsheet Control Center は、デフォルトで新しいプログラムごとに Portfolio WorkApp を作成します。インテーク シートの 1 つの連絡先列に WorkApp 所有者を指定します。インテーク シートでデフォルトの WorkApp ロールを指定することもできます。
2. 新しいポートフォリオとブループリントを作成する
新しいプログラムを作成する必要がある場合は、アカウント チームにお問い合わせください。
Control Centerプログラムを開き、[プログラムの管理] を選択します。 Portfolio WorkApp を開くリンクが表示されます。 Portfolio WorkApp は空です。
3. WorkApps設定を適用する
Control Centerプログラムに移動し、ブループリント ビルダーを介してWorkApps設定ページに進みます。
WorkApp の URL を入力する列を選択します。 WorkApp URL 列をまだインテーク シートに追加していない場合は、追加する必要があります。
WorkApp プロジェクト所有者の設定を選択します。インテーク シートから列を選択して、WorkApp プロジェクト オーナーを指定します。この設定を空白のままにすると、プライマリ リード (ポートフォリオを作成する人) がプロジェクト オーナーになります。
オプション: プロジェクトがプロビジョニングされたときにチームに電子メールを送信するには、「通知を送信」チェックボックスを選択します。
WorkAppsロール設定を選択します。 WorkApps のロール設定では、データへのアクセスをロールごとに制限します。複数の役割を持つことができます。それぞれの役割はインテークシートの列です。通常どおりプロセスを完了し、ブループリントを保存します。
[ブループリントの作成/更新] 画面で、[WorkApp を開く] を選択します。
4. WorkApp ブループリントを構成する
新しい WorkApp ブループリントを構成するには、次のことを行う必要があります。
[管理] > [ブループリントを開く] に移動します。
[ロール] タブでロールを選択します。各ロールのページ権限を設定するには、ページの横にあるドロップダウン矢印を選択し、権限 (閲覧者/非表示/編集者) を選択します。デフォルトでは、すべてのページがすべてのロールにわたって非表示として表示されます。
注記 WorkAppsでプロジェクトをプロビジョニングする前に、ロールとページ権限を選択する必要があります。
画面の右上隅で、「ブループリントの更新」を選択します。ブループリントを更新すると、デフォルト ページ ビューを除く、そのブループリントから作成されたすべてのプロジェクトWorkAppsに影響します。
重要 ブループリントのデフォルトのページ ビューは、新しいプロジェクトの作成時にのみ考慮されます。このプロセスでは更新されません。
WorkAppsでブループリントを見つけるには、左側のパネルで[WorkApps] > [編集] を選択します。左側のサイドバーにあるブループリント管理アイコンから新しいブループリントにアクセスします。 WorkAppsでブループリントを編集するには、「ブループリントを管理して開く」を選択します。
5. ポートフォリオ WorkApp を構成する
左側のペインで [ポートフォリオ ページの追加] を選択して、ページ、フォーム、他のSmartsheetアセット、または外部 Web コンテンツを追加します。
必要に応じてロールを作成します。 2 つの役割が自動的に表示されます。
ポートフォリオ管理者は、ポートフォリオ内のすべてのアセットを編集できます。ポートフォリオ管理者には、Control Centerプログラムのすべてのプライマリ リードと追加リードが含まれます。これらの設定はControl Centerで編集できます。
ポートフォリオ ユーザーは、プロジェクト リストで共有されているプロジェクトを表示できます。
画面の右上で[公開]を選択します。これで、チームは Portfolio WorkApp を使用できるようになります。
知っておくべきこと
プロジェクトWorkApps は、プロジェクトのブループリントと同じ構造を持っています。プロジェクト内のブループリントから取得されたページとロールを変更することはできません。鍵アイコンが付いた項目は、ブループリントで定義されたページとロールを示します。
プロジェクト所有者または追加リーダーの場合は、個々のプロジェクトに追加のページとロールを追加できます。
ブループリントにある権限を超える権限を持つ新しいロールを作成することはできません。たとえば、ブループリントで予算シートに対する閲覧者権限と非表示権限が許可されている場合、同じ予算シートに対して編集者権限を持つロールをプロジェクトに作成することはできません。
ブループリントのデフォルトのページ ビューは、新しいプロジェクトの作成時にのみ考慮されます。古いプロジェクトにはページビューが適用されません。
ポートフォリオWorkAppsの転送
Portfolio Workapp を削除または転送するには、 Smartsheet Control Centerにログインします。Control Centerのアクションは、WorkApp に関連付けられたプロジェクトまたはポートフォリオに適用されます。
