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シート、レポート、またはダッシュボードを公開する

Smartsheetマニュアル｜簡単で動的なアクセス制御と共有オプションを実現するために、固有のURLを使用してSmartsheetアイテムを公開する方法を説明します。

Smartsheetアカウントを持たないユーザー、または基礎となるシートを共有せずにSmartsheetアイテムを共有します。

プラン

  • Smartsheet

  • Business

  • Enterprise

プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。

許可

シート、レポート、またはダッシュボードへのライセンスと管理者アクセス権を持つ所有者と共有コラボレーターは、公開機能を使用できます。

Business および Enterprise アカウントのシステム管理者は、アカウント上のすべてのユーザーの公開を制限または無効にすることができます。これを行う方法については、「グローバル アカウント設定」を参照してください。

この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

シート、レポート、またはダッシュボードを公開すると、 Smartsheetにログインせずに誰でもアクセスできる一意の URL と、シートまたはレポートを表示するために Web サイトのソース コード内に埋め込める iframe コードが生成されます。

公開するアイテムは動的であるため、表示されるデータは常に最新です。

いつでも公開を停止できます。これを行うと、シート、レポート、またはダッシュボードの公開バージョンにアクセスできなくなります。

警告 この機能を使用すると、機密データが社外に公開される可能性があります。より限定的な方法でリンクを共有するには、アクセス制御 (以下を参照) を使用するか、シート プロパティ、レポート プロパティ、またはダッシュボード プロパティ ウィンドウで使用可能なリンクをコピーして共有します。プロパティ ウィンドウから利用できるリンクは安全であり、共有コラボレーターのみがアクセスできます。

Smartsheetアイテムを公開する場合、アクセス制御を使用してアイテムへのアクセスを制限できます。

  • リンクを知っている人は誰でも利用できます。

    • アクセス権を持つ誰もがコンテンツまたはリンクを表示または編集できるようにするリンクを作成します。

  • 所有者のアカウントのユーザーのみが利用できます。

    • リンクのコンテンツを表示するには、ユーザーがSmartsheetにログインする必要がある安全なリンクを作成します。 Smartsheetアカウントに追加されたユーザーのみがコンテンツを表示できます。

    • これには、 Smartsheetアイテムまたはアイテムが保存されているワークスペースに対して共同編集者として共有されている外部ユーザーは含まれません。詳細については、 「共有機能」を参照してください。

Enterprise 以上の顧客には、追加のアクセス制御オプションがあります。

  • アイテムを共有しているユーザーのみが使用できます。

    • リンクのコンテンツを表示するには、ユーザーがSmartsheetにログインする必要がある安全なリンクを作成します。アイテムを共有しているユーザーのみがそのアイテムにアクセスできます。他の人にはエラーページが表示されます。

Smartsheetアカウントのユーザーには、システム管理者の管理センターにアクティブ ユーザーとしてリストされるライセンスのあるユーザーまたはライセンスのないユーザーが含まれます。詳細については、「ユーザー管理」を参照してください。

TIP Save your item before you publish it; the last saved view is the published view. ヒント アイテムを公開する前に保存してください。最後に保存されたビューが公開されたビューです。

シートを公開

  1. 右側の機能バーで「公開」を選択します。

  2. 1 つ以上の公開オプションの下にあるスライダーを選択し、オンに設定します。

    スライダーをオンに設定すると、シートへのリンクが作成され、ウィンドウが表示され、公開されたエクスペリエンスをさらに調整できるようになります。

    シートを公開するためのさまざまなオプションは次のとおりです。

    • 読み取り専用 - HTML: シート データの軽量で迅速な読み込みが必要な場合に最適なオプションです。シート データのシンプルな読み取り専用ビューが提供され、カレンダー ビューやガントビューに切り替えるオプションはありません。ファイル添付とコメントは使用できず、インデントされた行を折りたたんだり展開したりすることもできません。

    • 読み取り専用 - フル: このオプションには読み取り専用 - HTML よりも豊富なユーザー インターフェイスがあり、閲覧者は行の添付ファイルやコメントを開いたり、階層を折りたたんだり展開したりできます。

      [アクセス制御] オプションを使用して、リンクに誰でもアクセスできるようにするか、シート所有者のアカウントのライセンスを持つユーザーとライセンスのないユーザーのみがアクセスできるようにするかを制御します。

      [公開設定]オプションを使用して、デフォルトのビューをグリッド (ガント) またはカレンダーに設定します。公開されたシートへの訪問者は、必要に応じてビューを切り替えることができます。

    • 誰でも編集: このオプションを使用すると、編集者レベルの共有権限を持っているかのように、誰でもシートを開いて変更を加えることができます。

      [アクセス制御] オプションを使用して、リンクに誰でもアクセスできるようにするか、シート所有者のアカウントのユーザーのみがアクセスできるようにするかを制御します。

      [公開設定]オプションを使用して、デフォルトのビューをグリッド (ガント)、カード、またはカレンダーに設定します。公開されたシートの訪問者は、必要に応じてビューを切り替えることができます。

    • iCal (カレンダー): このオプションを使用すると、誰でもシートから Smartsheet 以外のカレンダーに日付を追加できます。詳細については、 「Smartsheetカレンダーを iCal に公開する」を参照してください。

  3. シートの URL と埋め込みコードを共有するには、キーボードを使用してウィンドウから URL またはコードをコピーし、電子メール メッセージまたは Web ページに貼り付けます。 ( Smartsheetでのコピー アンド ペーストに関するヒントについては、「コピー アンド ペーストの使用」を参照してください。)

レポートを公開

パブリッシュを使用すると、表示専用形式でレポートが表示されます。これにより、閲覧者は行の添付ファイルやコメントを開いたり、変更を強調表示したり、レポートを印刷したりできます。

レポートを公開するには:

  1. 右側の機能バーで「公開」を選択します。

  2. スライダーを選択して公開をオンにします。 「読み取り専用 - フル - リンクの公開」ウィンドウが表示されます。

  3. 必要な属性を選択します。

    • [アクセス制御] オプションを使用して、リンクに誰でもアクセスできるか、シート所有者のアカウントのユーザーのみがアクセスできるかを制御します。

    • [公開設定]オプションを使用して、デフォルトのビューを [グリッド (ガント)]、[カレンダー]、または[カードビュー]に設定します。公開されたシートへの訪問者は、必要に応じてビューを切り替えることができます。

  4. シートの URL と埋め込みコードを共有するには、キーボードを使用してウィンドウから URL またはコードをコピーし、電子メール メッセージまたは Web ページに貼り付けます。 ( Smartsheetでのコピー アンド ペーストに関するヒントについては、「コピー アンド ペーストの使用」を参照してください。)

発行されたレポートには、レポートを発行した人がSmartsheetで見るのと同じ結果が表示されます。発行者の共有アクセスがレポートから削除されると、発行がオフになり、レポート所有者に通知が届きます。

ダッシュボードを公開

「公開」オプションを選択すると、ダッシュボードが読み取り専用形式で表示されます。公開されたダッシュボードの閲覧者は、ダッシュボード内のショートカットを使用したり、ダッシュボードに設定されたウィジェットの相互作用を使用したりできます。

ダッシュボードを公開するには:

  1. ダッシュボードの左上で、 [ファイル] > [公開]に移動します。

  2. スライダーを選択して公開をオンにします。

  3. アクセス制御オプションを使用して、リンクに誰でもアクセスできるか、ダッシュボード所有者のアカウントのユーザーのみがアクセスできるかを制御します。

  4. シートの URL と埋め込みコードを共有するには、キーボードを使用してウィンドウから URL またはコードをコピーし、電子メール メッセージまたは Web ページに貼り付けます。 ( Smartsheetでのコピー アンド ペーストに関するヒントについては、「コピー アンド ペーストの使用」を参照してください。)

重要 公開されたダッシュボードは 10 分ごとに自動的に更新されます。この動作をカスタマイズしたり無効にしたりすることはできません。

公開を停止するか、公開オプションを編集します

  1. シートとレポートの場合は、右側の機能バーで[公開]を選択します。ダッシュボードの場合は、 [ファイル] > [公開]を選択します。

  2. 次のいずれかを実行します。

    • 公開をオフにして、公開されたリンクまたは iframe コードからシートへのアクセスを中止するには、有効な各公開オプションの下にあるスライダーを選択してオフに設定します。

    • 変更を加えるには、変更する公開オプションの横にある [リンクを取得] を選択します。

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