Smartsheet Control Center：ブループリントの作成
Smartsheetマニュアル｜カスタマイズ可能なテンプレートと権限を使用して効率的にプロジェクトとプロセスを自動化するために、Smartsheet Control Centerでブループリントを設定する方法を説明します。
プラン
Business
Enterprise
Smartsheet Advanceパッケージ
プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。
許可
ブループリントを作成するには、プライマリ リードまたは管理者である必要があります。
この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。
ブループリントは、組織を推進するプロジェクトとプロセスの基本構造を提供します。ブループリントは、新しいSmartsheetアイテムの作成を自動化することで時間と労力を節約します。
ブループリント ソース フォルダーは必須であり、ブループリントのソース テンプレートとして機能するシート、レポート、またはダッシュボードを少なくとも 1 つ含む必要があります。詳細については、「ブループリント ソース フォルダーのサマリー」を参照してください。
ブループリントを作成する
ブループリント ソース フォルダーを作成します。
「プログラムの管理」を選択し、「+ 新しいブループリント」をクリックします。
ブループリント ウィザードを使用してブループリントを構成します。
ブループリントの基本
プロジェクトストレージ
プロジェクトを作成するとき、生成されたアイテムをどこに保存しますか？
プロジェクトごとに新しいワークスペース - 新しいプロジェクトごとにアイテムの共有権限を変更する必要がある場合に最適です。
事前に選択されたワークスペース - すべての新しいプロジェクトが同じワークスペースに作成されます。そのワークスペースにアクセスできる人は誰でも、以前のプロジェクトと新しく作成されたプロジェクトの両方にアクセスできます。
ユーザーがワークスペースを選択できるようにする - プロジェクトの作成者は、プロジェクトを作成するワークスペースを選択できます。たとえば、プロジェクトを地域ごとにグループ化する場合は、これを使用してプロジェクトをグループ化します。
ユーザーがワークスペースを選択または作成できるようにする - プロジェクトの作成者は、既存のワークスペースを選択するか、プロジェクト用に新しいワークスペースを作成できます。
ソーステンプレートの設定
ソースフォルダー
ブループリント ソース フォルダーは、プログラムをセットアップする際の要件です。この画面は、そのフォルダーと、そのフォルダー内のシート、レポート、ダッシュボードを参照します。
ブループリント ソース フォルダーの詳細については、こちらをご覧ください。
テンプレートの設定
これらの設定により、ブループリント ソース フォルダー内の項目がプロジェクトに含まれるかどうか、必要な場合、およびControl Centerでプロジェクトを選択したときにどのシートが起動するかが決まります。行にカーソルを置くと、どの項目が起動シートになるかを変更できます。
オプションのテンプレートには追加の設定があります。
オプション - 選択済み - 新しいプロジェクトから除外する項目のチェックを外します。 (デフォルトではすべての項目がチェックされます。) たとえば、10,000 ドルを超えるプロジェクトに必要なプロジェクト ガバナンス シートがあるとします。低予算のプロジェクトでは、このオプションのシートは必要ありません。
オプション - 未選択 - 新しいプロジェクトから除外する項目にチェックを入れます。 (デフォルトでは、すべての項目がオフになっています。) たとえば、新規クライアント用のオンボーディング シートがあるかもしれませんが、既存のクライアント用のプロジェクトにはそのシートは必要ありません。
注:レポートをオプションとして構成することはできません。これらは、必須テンプレートとしてのみ使用できます。
グループ
プロジェクトで同じテンプレートの異なるバージョンを使用している場合は、それらのテンプレートをグループ化し、プロジェクトの作成時に使用するテンプレートを選択できます。たとえば、タスク リストに高速トラックと通常トラックの 2 つのバージョンがあるとします。
グループ内の各テンプレートのグループ名 (たとえば、「Track」) を入力します。最も頻繁に使用する 1 つを選択済みとして設定し、残りの選択を解除します。デフォルトのオプションのテンプレートとして、グループ内に少なくとも 1 つのテンプレートを選択する必要があります。
各項目の詳細オプションには次のものが含まれます。
説明の追加 - アイテムの使用についてチームをガイドするのに役立つ重要な情報。
ファイル添付を許可 - プロジェクト内のアイテムにファイルを添付する権限をユーザーに付与または制限します。たとえば、プロジェクトの実現可能性調査がある場合、そのプロジェクトを作成するときにそれを含めることができます。
ブループリントコンポーネント
プログラムにデータ収集シートまたはサマリーシート(サマリー シートの詳細) が含まれている場合は、[ブループリント コンポーネント] 画面でプロジェクトにそれらの項目を含めることができます。すべての新しいプロジェクトに対して次の項目を有効にすることができます。
インテークシート
サマリーロールアップ
ダイナミックレポートのスコープ
インテーク設定
ここにリストされているオプションは、 データ収集シートの列にマップされます。これらは、新しいプロジェクトを作成するときにブループリントにどの列と値を読み取るかを指示します。
オプションの詳細オプションには次のものがあります。
プロジェクト リンク列- 選択したインテーク シート上のデフォルト プロジェクト シートへのリンクを、作成後のプロジェクトへの直接リンクとともに追加します。
インテークファイル添付-データ収集シートのプロジェクト行に添付ファイルがある場合、それらの添付ファイルをどのシートにコピーするかを選択できます。
追加のフィルター - 新しいプロジェクトを作成するときに特定の列をフィルターします。たとえば、プロジェクトを選択したときに施設部門のプロジェクトのみが表示されるように、部門でフィルターをかけることができます。有効にすると、プロジェクト作成ウィザードの [プロファイル データ] 画面に追加のフィルターが表示されます。新しいプロジェクトを作成する人は誰でも、フィルターを設定して、[プロジェクトの選択] ドロップダウンで使用できるプロジェクトを変更できます。
プロファイルデータの選択
テンプレートのサマリーセクションの要素がここにリストされます。これらの項目もデータ収集シートから取得されます。ここで項目を選択すると、新しいプロジェクトを作成するときにプロファイル データとして使用されます。これにより、プロファイル データが常に一貫していることが保証されます。
新しいプロジェクトを作成するときは、これらのフィールドに入力する情報を指定します。
インテーク シートとブループリント テンプレートの両方にあるプロファイル データが自動的に選択されます。
インテークシートとプロフィールデータについて詳しくは、こちらをご覧ください。
プロファイルデータのカスタマイズ
プロジェクトの作成時、検証ルールの設定時、その他のオプションの適用時に、取り込みプロファイル データの取得元をカスタマイズできます。
インテーク シートの値 - インテーク シートの一致する列の値を自動的に使用します。
ユーザーが手動で入力 - プロジェクトの作成時に入力するデータ タイプを選択します。日付、数値、2 種類のドロップダウン リストなど、複数のデータ型から選択できます。ダイナミックなドロップダウン リストを使用する場合は、必ず最初に通常のドロップダウンを作成してください。
ブループリントのサマリー
ブループリント サマリーを含めた場合は、プロジェクト プロファイル データをブループリント サマリー シートにリンクする方法を構成できます。
プロジェクトの設定時に作成したブループリントのサマリーシートを選択します。
サマリー データ ソース: ブループリント サマリー シートにリンクされたプロファイル データを持つシートを選択します。複数のシートが選択されている場合は、プライマリとして選択します。プライマリ シートは、プロファイル データが複数のシートに存在する場合に、どのプロファイル データが優先されるかを決定します。
サマリー データ フィールド: ブループリント サマリー シートの列名と一致する、選択したデータ ソースのプロファイル データが自動的に含まれ、必須となります。
追加のプロファイル データを追加できます。データ要素を含めると、Control Centerブループリントのサマリーに列が追加されます。
注: データ要素を削除するには、[ブループリントのサマリー] シートを開き、列を手動で削除するか名前を変更します。
行 階層: これを使用して、新しい行をブループリント サマリーに挿入する方法を決定します。
最大 3 つの階層レベルに対して、最大 3 つのプロファイル データ要素を指定できます。一致する親行が見つからない場合、その行はシートの最後に追加されます。
ブループリントのサマリーシートの最後に新しい行を追加するには、これを空白のままにします。
+新しいサマリーシート: コントロール センターは 1 つのサマリーシートから始まりますが、さらに多くのサマリーシートを追加できます。 以下の場合に役立ちます。
アクセスの制御: あるサマリーシートには、限られたグループがアクセスできる財務情報を含めることができ、別のシートには、より幅広いユーザーがアクセスできるステータス情報を含めることができます。
多数のプロジェクトの保存: ブループリント サマリーに保持できる行数には制限が適用されます。 プロファイル データを複数のシートに分散すると、より多くのスペースが得られます。 注: プロジェクトをアーカイブすると、ブループリントのサマリーシートのスペースが解放されることがあります。
インテークサマリーシートの更新
プロジェクト内の最大 20 個のプロファイル データ フィールドをインテークシートにリンクできます。 これは、プロジェクトにメトリクスがほとんどなく、それらをインテーク シートで利用できるようにしたい場合に便利です。
インテークシートにリンクできるシートは1枚のみです。
ネーミング
命名規則を使用して、プロジェクトを区別してください。 プロジェクト内の各シートの名前に追加するプロファイル要素を最大 3 つ選択します。
デフォルトでは、プロジェクト ワークスペースはこれらと同じルールを使用します。
権限と共有
これらの設定により、このブループリントを使用して作成したプロジェクトに対して、プロジェクト チームの各メンバーが誰に、どのレベルのアクセス権を持っているかが決まります。
権限: Smartsheet アイテムには単一の所有者 (主責任者またはプロジェクト作成者のいずれか) が必要です。プライマリリードをデフォルトとして使用します。 プログラム リーダーには管理者権限が与えられます。
共有: 追加のユーザーおよびグループは、プロジェクトに対して異なるレベルの権限を持つ場合があります。 これらは、ワークスペースにすでに存在する権限に追加されるものです。 共有で権限を付与されたユーザーまたはグループは、プロジェクト内のすべてのアイテムにアクセスできます。
プロジェクトは、インテークプロファイルデータで指定したユーザーと共有できます。 これは、[プロファイル データのカスタマイズ] 画面の一部として設定されます。
詳細: 詳細セクションを使用して、プロジェクト全体を共有するのではなく、特定のテンプレートをユーザーまたはグループと共有します。
ウィザードの右下隅にある [保存] をクリックして、ブループリントを保存します。 ブループリントを編集、削除、または新しいプロジェクトを作成できるようになりました。
最終更新
