自動化されたワークフローで人を割り当てる
Smartsheetマニュアル｜特定のトリガー、権限、手順を使用して連絡先をSmartsheetワークフローに追加する方法を説明します。
特定のトリガーを使用して、シートの連絡先列に電子メール アドレスまたは連絡先を追加します。
プラン
Smartsheet
Business
Enterprise
プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。
許可
ワークフローを作成するには、シートに対する 所有者 、管理者、または編集者レベルの権限を持つ、ライセンスを取得したSmartsheetユーザーである必要があります。編集者レベルの権限を持つユーザーは、自分自身を受信者としてアラートまたはリマインダーを作成、編集、または削除することのみできます。ワークフローの権限について学習します。
シートの所有者と管理者は、ユーザーの割り当てアクションを追加できます。
この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。
自動化されたワークフローにユーザーを割り当てるには、次の手順に従います。
[自動化] > [テンプレートからワークフローを作成...] に移動します。
[シートの変更] セクションで、 [指定された条件が満たされた場合に誰かを割り当てる] > [テンプレートを使用] を選択します。
ワークフローの名前を入力します。
ワークフローをトリガーするものを構成します。
既存または新しい連絡先 (電子メール アドレスとして定義) を追加する連絡先列を選択します。単一選択または複数選択の連絡先列を使用できます。
「保存」を選択します。
人を割り当てるときに知っておくべきこと:
複数連絡先列のセルにすでに連絡先以外のテキスト (たとえば、該当しない、または連絡先/電子メール アドレスではないその他のテキスト) が含まれており、上書きが無効になっている場合、人の割り当てアクションは追加されません。セルへの接触。
セルごとに追加できる連絡先は 20 件のみです。ワークフローが既存のセルに常に連絡先を追加している場合、そのセルが制限に達し、その時点でワークフローが無効になる可能性があります。
連絡先は連絡先列にのみ追加できます。
電子メール アドレス、または電子メール アドレスを含む既存の連絡先は、ユーザーの割り当てアクションでのみ追加できます。ユーザーの割り当てアクションは現在、グループ、作成者、または変更者連絡先の追加をサポートしていません。
人の割り当ては最終的なアクションです。ユーザーを割り当てた後に条件やアクションを追加することはできません
無限承認ループを防ぐため、クロスシート数式またはセル リンクを含むセルは、シートを自動的に変更するオートメーションをトリガーしません (行の移動、行のコピー、行、行の行解除、承認要求、日付の記録、人の割り当て、セルの変更) 、セルのクリア、ドキュメントの生成）。これを回避するには、時間ベースの自動化または繰り返しワークフローの使用を検討してください。
セルの更新アクションでは、特に複数のワークフローがある場合、シートを更新するのに時間がかかります。
ワークフローからエラー メッセージが表示されるのはなぜですか??
次の問題のいずれかが原因で、ワークフローでエラー メッセージが表示される場合があります。
「担当者を割り当て」アクションの「連絡先」列が削除されるか、連絡先タイプ以外の列に変更されます。
[担当者を割り当て] アクションの [連絡先] 列が複数の連絡先から単一の連絡先に変更され、かつ複数の連絡先が割り当てられるように選択されています。
「ユーザーを割り当て」アクションの「連絡先」列に、実行中に追加される連絡先の数を加えた値が、連絡先の最大数 (20) を超えています。
「Assign people」アクションの列は書き込み可能ではなくなりました (列式など)。