アラートとリクエストの内容をカスタマイズする
Smartsheetマニュアル｜カスタムメッセージ、ダイナミックプレースホルダー、送信者オプションを使用してSmartsheetのアラートとリクエストをカスタマイズする方法を説明します。
カスタマイズされたメッセージやプレースホルダーを含めたり、必要なものだけが表示されるように情報を制限したりすることで、受信者がアラートやリクエストを理解しやすくなります。
プラン
Smartsheet
Pro
Business
Enterprise
プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。
許可
ワークフローを作成するには、シートに対する 所有者 、管理者、または編集者レベルの権限を持つ、ライセンスを取得したSmartsheetユーザーである必要があります。編集者レベルの権限を持つユーザーは、自分自身を受信者としてアラートまたはリマインダーを作成、編集、または削除することのみできます。ワークフローの権限について学習します。
この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。
ワークフローを毎週、毎日、または 1 日の特定の時間に実行するように設定できます。
既存のワークフローを編集するには
シートの左上の領域で、 [自動化] > [ワークフローの管理] を選択します。
編集するワークフローの上にマウスを置き、「編集」を選択します。
ワークフロー ビルダーでアラート メッセージの内容を編集します。
注記
変更ベースのワークフローで動的プレースホルダーを使用するには、「トリガー」ブロックを「トリガー時」に設定する必要があります。
ワークフロー内のメッセージをカスタマイズする
[メッセージのカスタマイズ] を選択し、対応するフィールドにメッセージを入力します。
カスタム メッセージを作成するときは、次のことに留意してください。
プレースホルダーを作成し、メッセージをさらにカスタマイズするには、中かっこを使用します: {{タスク名}}。
[カスタマイズ] メッセージ ボックスには 2,000 文字の制限があります。
[メッセージのみ] を選択した場合は、カスタム メッセージが必要です。それ以外の場合、メッセージ本文はオプションです。
[送信元] ドロップダウンを使用して、メッセージの差出人行に表示される内容を設定します。
送信者の名前をカスタマイズする
[送信元] ドロップダウン メニューでは、アラートまたはメッセージの送信元を選択できます。
重要
[組織から送信] オプションは、Enterprise プラン以上のユーザーのみが利用できます。
この表には、各アラート タイプの送信元名と返信先アドレスが示されています。
選択された名前オプションから | 名前通知メールより | 返信先メールアドレス |
Smartsheet 自動化から送信 | 送信者名はSmartsheet 自動化です。 | シート所有者のメールアドレス |
組織名から送信 | From name は、システム管理者が設定した組織の名前です。 | シート所有者のメールアドレス |
トリガー元のユーザーから送信 (アラート用) | シート内の 1 人のユーザーの変更によってアラートがトリガーされる場合、そのトリガーとなるユーザーの名前が通知メールの差出人名になります。 | 返信先はトリガーとなったユーザーの電子メール アドレスです |
トリガー元のユーザーから送信 (アラート用) | シート内の複数のユーザーによる変更によってアラートがトリガーされる場合、またはアラートが時間ベース (つまりリマインダー) である場合、シート所有者の名前が通知メールの差出人名になります。 | 返信先はシート所有者の電子メール アドレスです |
シート所有者から送信 (更新および承認リクエスト用) | From name はシート所有者の名前です。 | シート所有者のメールアドレス |
アラートまたはリクエストに含まれる内容を選択します
メッセージに含まれるセクション
ページの下部にある「メッセージに含まれるもの」セクションには、3 つのオプションから選択できます。知っておくべきことは次のとおりです。
シートとすべてのフィールドへのリンク: シートにすべてのフィールドを含める場合は、このオプションを使用します。
シートと特定のフィールドへのリンク: ユーザーが表示する必要があるフィールドのみを選択します。
メッセージのみ: アラートにメッセージのみを追加する必要がある場合にこれを使用します。
ヒント
Smartsheetを使用しないユーザーと作業している場合は、[シートとすべてのフィールドへのリンク] オプションを選択すると便利です。
アラート内のコメントと添付ファイル
時間ベースのワークフローのアラート アクションには、コメントや添付ファイルは含まれません。
変更ベースのワークフローのアラート アクションは、トリガー イベントの発生時に添付ファイルまたはコメントが変更された場合にのみ表示されます。アラートには、トリガー イベントの前に存在していた添付ファイルやコメントは含まれません。
更新リクエストと承認リクエストのアクションには、新規および既存のすべての添付ファイルとコメントが含まれます。
プレースホルダーを使用する場合のヒント
プレースホルダー (中括弧で囲まれたフィールド名) を使用すると、 Smartsheet は対応する一意のセル データを行のアラート メッセージに追加します。
承認リクエストのプレースホルダーは、行ごとに個別の通知を生成します。
変更ベースのワークフローの「誰かに警告」または「更新リクエスト」アクションのプレースホルダーは、6 行以下が同時にトリガーされた場合に個別の通知を生成します。 7 行以上が一度にトリガーされると、システムはカスタムの件名と本文を削除します。
メッセージのみのアラート タイプでは、同時にトリガーされた行が 1 つの通知に結合されます。
時間ベースの更新リクエストのカスタム メッセージにプレースホルダーが入力されている場合、カスタム メッセージは送信されません。
プレースホルダーは、ワークフローの実行設定が時間ごと、毎日、または毎週の場合には使用できません。
