ワークフローで承認をリクエストする

Smartsheetマニュアル｜自動化されたSmartsheetワークフローを作成し、カスタマイズ可能な条件とアクションを使用して関係者の承認を順次要求できます。

関係者と共同作業するためのワークフローを作成する場合、複数の承認をリクエストし、それらの承認に対する注文を作成できます。

プランタイプと含まれる機能の詳細については、「Smartsheetプラン」ページを参照してください。

ワークフローを作成するには、シートに対するライセンスを付与された所有者、管理者、または編集者レベルの権限が必要です。

編集者レベルの権限を持つユーザーは、自分自身を受信者としてアラートまたはリマインダーを作成、編集、または削除することのみできます。

ワークフローの権限について学びます。

この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

承認リクエストは、リクエストが承認または拒否されるまでワークフローを一時停止します。承認または拒否されるたびに、パス上の条件とアクションによって次に何が起こるかが決まります。

ヒント

自動ワークフローを使用して承認をリクエストするために必要な権限を理解するには、ワークフロー権限を参照してください。

シートを開いた状態で:

注記

連絡先を 1 つだけ追加した場合、 Smartsheet が承認ステータスに対して作成するデフォルトの名前は次のようになります: ContactName 承認 (例: John Doe 承認)。複数の連絡先を追加する場合、デフォルトの名前は承認ステータスです。

それでおしまい！ワークフローには、最初の承認リクエストの承認または拒否の状態に基づいて、複数の接続されたアクションが含まれるようになりました。

[承認のリクエスト] ブロックで、[その他] メニューを選択し、次に [詳細オプション] を選択します。そこで、次のフィールドを編集できます。

送信時 - 承認リクエストを送信した後に承認ステータス列に表示される値を設定します。
承認時 - 承認されたリクエストの承認ステータス列 (または選択した列) に表示される値を設定します。
- ボタンのテキスト - 承認ボタンのボタンラベルをカスタマイズします (承認、サインオフなど)。
拒否された場合 - 拒否されたリクエストの承認ステータス列 (または選択した列) に表示される値を設定します。
- ボタンのテキスト - 拒否ボタンのボタンラベルをカスタマイズします (例: 拒否、拒否など)。

承認列と値がワークフロー全体で再利用される場合、重複したアラートを受け取る可能性があります。これを防ぐには、異なる承認値を使用するか、承認または拒否されたリクエストの後に条件を追加します。
承認リクエストの結果に関連するアクションは、承認済みまたは拒否されたステータスによって実行され、承認リクエストの前に定義された条件は考慮されません。
ソースシートの承認ステータス列をロックするか、承認が必要なユーザーとシートを共有しないようにして、誰かがシートの承認ステータス列を手動で変更できないようにすることがベストプラクティスです。
1 回のワークフロー実行で送信できる承認リクエストアクションは 5,000 件までです。

ヒント

無限承認ループを防ぐため、クロスシート数式またはセルリンクを含むセルは承認リクエストをトリガーしません。これを回避するには、更新リクエストを作成します。