全てのライセンスの割り当て後にライセンスを取得したユーザーを置き換える
Smartsheetマニュアル｜ライセンスを取得したSmartsheetユーザーを置き換えてアイテムを転送する方法を、段階的な手順で説明します。
アカウント内のすべてのライセンスが割り当てられている場合は、ライセンスを持つユーザーを削除し、そのアイテムを新しいメンバーに転送するには、いくつかの追加手順を実行する必要があります。
プラン
Smartsheet
Business
Enterprise
プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。
許可
アカウント内のライセンスを持つユーザーを置き換えるには、システム管理者である必要があります。
この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。
これを行うには、次の手順を使用します。
注記 このプロセスの一部では、削除するユーザーが所有するSmartsheetアイテムが一時的に読み取り専用状態になります。アカウント内の全員が、使用しているアイテムが短期間、表示可能であっても編集できなくなる可能性があることを認識していることを確認してください。 (以下の手順が完了すると、再び編集可能になります。)
新しいユーザーを移行する
次の手順を実行して、新しいユーザーが移行アイテムの所有権を取得するために必要なすべてのものを確実に共有できるようにします。
ステップ 1: ライセンスを持たない新しいユーザーを追加する
Smartsheetにサインインし、ウィンドウの右上隅にあるプロフィール アイコンを選択します。
[ユーザー管理] > [ユーザーの追加] を選択します。
表示される「ユーザーの追加」ウィンドウに、新しいユーザーの電子メール アドレスを入力します。
重要: [ライセンスを取得したユーザー] チェックボックスがオフになっていることを確認してください。後でこの人にライセンスを付与します。
「OK」を選択します。
あなたのアカウントに参加するための招待メールが届きます。相手が招待を承諾したら、ステップ 2 に進むことができます。
ステップ 2: 以前のライセンスを削除しますが、ユーザーは削除しません
新しいユーザーがライセンスのないユーザーとしての招待を受け入れたら、置き換えられるユーザーからライセンスを削除します。
重要 ライセンスの削除プロセス中に、このユーザーから他のユーザーにシートを転送するように求められますが、現時点ではSmartsheetアイテムを転送しないでください。
プロセスが終了するまで、すべての項目は一時的に読み取り専用状態になります。
ユーザー管理ウィンドウで:
削除するユーザーを見つけます。
電子メール アドレスを右クリックし、[ユーザーの編集] を選択します。
[ライセンスを取得したユーザー] ボックスと [所有するSmartsheetアイテムを転送する] ボックスのチェックを外し、 [OK] を選択します。
これでライセンスが解放され、次のステップで新しい人に付与できるようになりました。
重要 そのユーザーがグループ管理者の場合は、そのユーザーが所有するグループを譲渡する必要があります。このステップ中に、グループを任意のシステム管理者またはグループ管理者に転送できます。
ステップ 3: 新しいユーザーにライセンスを付与する
ライセンスを利用可能にしたので、アカウント内の新しいユーザーにライセンスを付与できます。
ユーザー管理ウィンドウで:
アカウントに追加した新しいユーザーを見つけます。
電子メール アドレスを右クリックし、[ユーザーの編集] を選択します。
「ライセンスを取得したユーザー」ボックスをチェックし、「OK」を選択します。
ライセンスを使用すると、新しいユーザーはアカウントから移行するユーザーからシートの所有権を受け入れることができます。
ステップ 4: すべてのSmartsheetアイテムの所有権を新しいユーザーに譲渡する
重要 古いユーザーが、自分が管理しているワークスペース内のアイテムを所有しているが、所有していない場合、それらのアイテムはワークスペースから自動的に削除され、アイテム レベルでワークスペースの共同編集者に共有されます。これを回避するには、続行する前に、新しいユーザーが管理者レベルの権限を持つワークスペースに共有されていることを確認してください。
ユーザー管理ウィンドウで:
アカウントから移行する人の電子メール アドレスを右クリックします。
[その他のアクション] > [所有アイテムを他のユーザーに転送] を選択します。
新しいユーザーを見つけて選択し、[OK] を選択します。
すべてのアイテムは新しい所有者に譲渡されました。この手順が完了すると、項目は再び編集可能になります。
ステップ 5: 他のアイテムを新しいユーザーと共有し、移行を完了する
シートアクセス レポートをダウンロードし、アカウントから削除するユーザーと同じアイテムで新しいユーザーが共有されていることを確認します。
ユーザー管理ウィンドウで:
[その他のアクション] > [シートアクセス レポート (csv) のダウンロード] を選択します。 シートアクセス レポートは、.csv ファイルとしてコンピュータにダウンロードされます。
Excel でシートアクセス レポートを開き、削除するユーザーの電子メール アドレスでフィルターします。
シートアクセス レポートには、シート所有者の電子メール アドレスも提供されます。各ユーザーに連絡し、アカウントの新しいユーザーの電子メール アドレスとシートを共有するよう依頼してください。
新しいユーザーが起動して実行できるようになりました。必要に応じて、以前のユーザーをアカウントから削除できるようになりました。詳細については、「Enterprise プランまたは Business プランでのユーザーの管理」を参照してください。
最終更新