Smartsheet Jiraコネクタを使用してワークフローを作成する
Smartsheetマニュアル｜Smartsheet Jiraコネクタを使用した行グループと同期ワークフローを使用して、SmartsheetでJira課題を効果的に整理できます。
この記事には、 Smartsheet Jiraコネクタで同期ワークフローを作成および編集するために使用する手順が含まれています。
Smartsheet Jiraコネクタはプレミアム オファリングとして利用できます。プランでSmartsheet Jiraコネクタを購入している場合は、ログインしてSmartsheetと Jira 間のワークフローの作成を開始します。
プラン
Business
Enterprise
Smartsheet Advanceパッケージ
プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。
許可
ワークフローを作成または編集するには、次の権限が必要です。
Smartsheet環境ではライセンスを取得したユーザーである必要があります。これには、ワークフロー内でマップされたシートに対する編集者以上の権限が含まれます。
ワークフローを構築する Jira プロジェクトへの適切なアクセス権を持つ、機能する Jira アカウントが必要です。
さらに、Jira 環境への最初の接続が、プランのプレミアムSmartsheet Jiraコネクタを通じて確立されていることを確認してください。
この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。
始めましょう
Smartsheetのシートと Jira の間で最初のワークフローを作成する前に、両方のアプリケーションで接続を確立する必要があります。アカウントの管理者が初期接続セットアップを実行していることを確認してください。
要件
Smartsheet Jiraコネクタでワークフローを作成するには、次のすべての権限レベルが必要です。
ライセンスを取得したSmartsheetユーザーである必要があります。
Jira アカウント – Jira にサインインできる必要があります。
システム管理者は、ユーザーの制限Jiraコネクタ設定を有効にし、 Smartsheet Jiraコネクタユーザー ロールを割り当てる必要があります。このロールは、 Smartsheet管理センターで割り当てることも、 Jiraコネクタインターフェイスで直接割り当てることもできます。
ワークフローを作成する
権限と Jira 環境への最初の接続が確立されると、ユーザーは Jira とSmartsheetの間で情報を同期するためのワークフローを作成できます。
Smartsheet Jiraコネクタを使用すると、情報を一方向 (Jira からSmartsheet 、またはSmartsheetから Jira) にプッシュすることも、双方向にプッシュすることもでき、両方のアプリケーションで問題を即座に更新できます。
既存のシートと同期したり、新しいシートを作成して、Jira の課題を使用してSmartsheetプロジェクトを起動したりできます。
注記 ターゲット シートに対して編集者以上の権限があれば十分ですが、ワークフロー構築プロセス中にシートに新しい列を追加する必要がある場合があるため、少なくとも管理者権限レベルを持っていることをお勧めします。
ステップ 1: ワークフロー ウィザードを開始する
[ワークフローの追加] を選択して、ワークフロー ウィザードを開始します。
ステップ 2: 設定を構成する
ワークフローの目的の方向を選択します。ワークフローを保存すると、これを変更することはできません。これにより、ワークフローが手動か自動かが決まります。
重要 Smartsheetと Jira 間のフィールドを双方向または自動同期するには、[ Smartsheetと JIRA の両方で課題を自動的に更新する] を選択します。この設定と同様に、特定のフィールドを双方向同期にするか、単に一方向同期にするかを後で決定できます。
Jira データを同期するシートを選択するか、新しいシートを作成します… — ワークフローを保存すると、これを変更することはできません。
注記 シートごとに作成できるコネクタ ワークフローは 1 つだけです。
シートと同期する Jira プロジェクトを選択します。ワークフローを保存すると、これを変更することはできません。
注記 サーバー上の個別のプロジェクトまたはすべてのプロジェクトを最大 25 個選択できます。
「続行」を選択します。
ステップ 3: フィールドをマップする
Smartsheet は、 Jira のフィールドを列にマッピングします。選択できる Jira フィールドは、ワークフロー用に選択したプロジェクトで使用可能なフィールドによって異なります。フィールド マッピングを設定するときに、データを流す方向を指定できます。
このページのマッピングを完了し、必要に応じて Jira フィールドとSmartsheet列を削除または追加し、完了したら [続行] を選択します。
考慮すべき点:
Jira フィールドをマップするには、 Smartsheet列を指定する必要があります。 Smartsheet列を空白にすることはできません。
課題キーとエラー列を含める必要があります。これらはフィールドに自動的にマッピングされ、Jira からSmartsheetにのみ流れます。既存のシートを使用する場合、システムは新しい問題キーとエラー列を追加しますが、これらのフィールドを既存の列にマップすることができます。課題キーは Jira の主な課題識別子として機能し、親行と階層を正しく作成するにはシートの主列にマップする必要があります。 Smartsheetからこれらの列のいずれかを削除すると、ワークフローが中断され、次回のデータ同期中にエラー コードがトリガーされます。
Jira の特定のフィールドは、一方向マッピング オプション (課題キー、Jira リンク、課題リンク、作成日など) のみで表示されます。これらのフィールドは Jira からは読み取り専用であり、 Smartsheetから書き込むことはできません。 Jira アカウントの権限に応じて、特定の Jira フィールドのみを表示できます。
マッピングの作成時にSmartsheetで新しい列を選択した場合、列のタイプはマップされるフィールドによって異なります (たとえば、Jira の日付はSmartsheet の日付列にマップされます)。そのタイプはかっこ内に表示されます。
Jira の [レポーター] フィールドには、ワークフロー ウィザードの [レポーターの電子メール アドレス] および [レポーターの表示名] オプションが表示されます。
Jira の [担当者] フィールドには、ワークフロー ウィザードの [担当者] および [担当者表示名] オプションが表示されます。
Jira の [担当者] フィールドをSmartsheetの連絡先リスト列で使用するには、 Smartsheetでの電子メールが Jira ログインの場合と同じであることを確認してください。
Jira の [解決までの時間] フィールドと [最初の応答までの時間] フィールドをマッピングできますが、これには次の考慮事項が必要です。
最初の応答までの時間と解決までの時間はサブカテゴリ (最も早い期間の目標、最も早い期間、継続的な期間の目標など) に分割されているため、各サブカテゴリをシート内の列にマップする必要があります。
これらのフィールドのデータは分単位の整数で表示されます。
解決までの時間の最も早い期間と最長の期間は、Jira 課題が少なくとも 1 回解決された場合にのみ値を持ちます。
解決までの時間の継続期間は、問題が未解決の場合にのみ価値があります。
ステップ 4: オプションのフィルター
フィルターの作成はオプションですが、 Smartsheetと Jira の間で同期されるデータを制御するのに役立つ方法です。データをフィルターで絞り込みたくない場合は、「JIRA フィルター」ページと「シートフィルター」ページで「続行」を選択し、ステップ 5 に進みます。
データのニーズに基づいて、Jira フィルターとシートフィルターのどちらかを選択できます。 Jira フィルターを使用して、特定の担当者に関連付けられた課題など、特定の Jira 情報をSmartsheetにインポートします。チェックボックスがオンになっている行など、特定のSmartsheet行のみが必要な場合は、シートフィルターを選択して Jira と同期します。
Jira フィルター
1 つの Jira プロジェクトのみを同期する場合は、フィルターの追加、フィルターする Jira フィールド、およびフィルター基準を選択してフィルターを定義します。この方法で設定されたすべてのフィルターは AND 関係になります。
複数の Jira プロジェクトを同期している場合は、カスタム JQL クエリを使用して Jira フィルターを設定できます。これにより、AND 演算子と OR 演算子の両方を使用できるようになります。
重要 無効な JQL フィルターにより、ワークフローが無効になります。ワークフロー内の JQL クエリで問題が発生した場合は、Jira で有効かどうかを確認してください。
シートフィルター
[シートの追加]、フィルターに使用するSmartsheet列、およびフィルター基準を選択して、シート フィルターを定義します。追加されたすべてのフィルターには AND 関係があります。
選択できるフィルター条件は、シート内に存在する列によって異なります。リストされていないオプションをフィルタリングする場合は、最初に新しい列をシートに追加します。
Step 5: Define row groups (Optional) ステップ 5: 行グループを定義する (オプション)
デフォルトでは、 Jiraコネクタワークフローは、Jira からのストーリー、タスク、サブタスクの関係の階層を維持します。たとえば、ストーリーの子である課題は、そのストーリーの下のシートに子行として表示されます。これを無効にするには、「Jira 階層グループを維持する (ストーリー、タスク、サブタスクなど)」のチェックを外します。
オプションの手順として、シート内の Jira フィールドまたはプライマリ列の値ごとに行とサブグループを追加できます。行グループを追加するには、[グループの追加] を選択し、グループ化する Jira フィールドを選択するか、[カスタム グループの追加] でグループ化するプライマリ列の値をリストします。
Jira 階層がワークフロー内で維持されている場合、子課題は引き続き親課題の下に並べ替えられます。
シートのプライマリ列でカスタム行グループを定義する場合、プライマリ列の既存の値を使用することも、新しい値を作成して新しい親行グループを作成することもできます。カスタム行グループが既存の階層内に配置されていない場合は、新しい親行がシートの下部に表示されます。
行グループを定義するときは、次の点に注意してください。
課題キー フィールドがシートのプライマリ列ではない列にマップされている場合、行グループ化が有効になっている間はSmartsheetから Jira で新しい課題を作成できません。 Jira で新しい課題を作成し、 Smartsheetに同期することもできます。
Jira でグループ化値が設定されていない課題は、フィールド [グループ] が設定されていないという名前の階層に表示されます。
ステップ 6: ワークフローを保存する
[保存] ページの [更新の概要] フィールドには、Jira とSmartsheetで更新されるフィールドの数が表示されます。更新概要の数が予想外に多いまたは少ない場合は、必要に応じてフィルターを追加または削除します。
更新概要の数が満たされたら、ワークフロー名の下にワークフローにラベルを付けます。これにより、後でJiraコネクタダッシュボードですばやく見つけることができます。
Smartsheetの新しい行を Jira のアイテムに変換するには、 [Smartsheetで作成された新しい行を Jira に同期する] の横のボックスをオンにします。
最後に、すべての調整が完了したら、「ワークフローを保存」をクリックします。
注記 ワークフローを保存すると、ワークフローの方向、同期されるシート、このワークフローに含まれる Jira プロジェクトなど、 [設定]ページの値を変更することはできません。
ワークフローを保存すると、ダッシュボードが表示され、ワークフローが自動的に実行され、ワークフロー構成設定に基づいてレコードが更新されます。双方向同期は、無効にするか削除しない限り、自動的に実行され続けます。一方向同期セットアップを更新するには、ワークフローを手動で実行する必要があります。
ワークフローの編集
作成したワークフローはいつでも編集できます。 Smartsheet Jira 管理者は、組織ワークフローを無効化または削除できますが、編集することはできません。
ワークフローを編集するには、ワークフロー名の左側にある歯車アイコンを選択し、次のいずれかを選択します。
ワークフローの編集: ワークフロー ウィザードに戻って、ワークフローを変更します (ワークフローの方向、シートの同期、または含まれる Jira プロジェクトは変更できません)
ワークフロー名の変更: ワークフロー名を変更します。
ワークフローの無効化/有効化: ワークフローの自動化を停止または開始します。
ワークフローの削除: ワークフローを完全に削除します (削除されたワークフローを復元することはできません)。
コネクタによって除外されました - 同期されていません
ワークフローのフィルター条件が原因で、または課題が Jira に存在しなくなったため、シート行が Jira と同期しない場合、その行はシートの [コネクターによってフィルターされました - 未同期] セクションに自動的に移動します。行が同期されなくなっても、重要な列データ、添付ファイル、またはコメントが含まれている可能性があります。このため、 Smartsheet はシートから行を削除しません。代わりに、コネクタによってフィルタリングされた情報を保持するために、この「コネクタによってフィルタリング - 未同期」セクションが作成されます。
[コネクタによってフィルタリング - 非同期] 機能をオフにすることはできません。偶発的なワークフローやその他の変更によるデータ損失を防ぎます。 [コネクタによってフィルタリング - 同期されていない] 行にリストされている項目が不要であることが確実な場合は、シートから行を削除できます。問題の行は、コネクタ ワークフローで設定されたフィルター基準を満たすまでシートに返されません。
たとえば、以下の画像では、現在 4 つの子行がコネクタによって除外されています (同期されていません)。
行がFiltered out by Connector-not syncedに移動された後、再びフィルタ条件に一致し始めると、自動的に同期が再開され、シートのFiltered out by Connector-not syncedセクションから（行のグループ化などに基づいて）正しいシートセクションに移動されます。
