Smartsheet Control Center：プロジェクトのアーカイブに関するよくある質問

Smartsheetマニュアル｜完全なライフサイクル管理とアーカイブワークフローについては、Smartsheet Control Centerのプロジェクトアーカイブ機能をご覧ください。

プロジェクト アーカイブにより、 Smartsheet Control Center は完全なプロジェクト ライフサイクル管理ツールとなり、プログラム リーダーがアーカイブを管理できるようになります。

プラン

• Smartsheet Advanceパッケージ

プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。

許可

Control Centerは、 Business プラン以上を使用しているSmartsheet顧客が購入できるプレミアム オファリングです。

この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

よくある質問

プロジェクト アーカイブの要件は何ですか？　誰がこの機能を使用できますか？

プロジェクト アーカイブは、 Smartsheet Control Centerを使用するすべての顧客が利用できます。プロジェクト アーカイブにアクセスするには、 Smartsheet Control Centerのプログラム リーダーである必要があります。アーカイブ ワークフローを作成および実行できるのはプログラム リーダーのみです。

プロジェクト アーカイブにはどのような機能が含まれていますか？

アーカイブ ワークフローを使用すると、次のことが可能になります。

• プログラム リードのフィルター条件を設定して、アーカイブするプロジェクトをすばやく選択します。

• プロジェクトをアーカイブ ワークスペースに移動することで、プロジェクト チームにワークスペースのよりクリーンなディレクトリを提供します。

• 所有権を変更し、共有を更新し、プロジェクトへのアクセスを制限して、監査と分析のために履歴データを保存します。

• アラートとアクションを無効にすると、完了したプロジェクトで通知が生成されなくなります。

• アーカイブされたすべてのシート、ダッシュボード、またはレポートをまとめて非公開にします。

• アーカイブされたプロジェクトの概要データを保持し、会計年度のポートフォリオ レポートの一部として使用できるようにします。 (会計年度ロールオーバー時に概要データをアーカイブすることもできます。)

• 後でチームが参照用にアクセスする必要がある場合に備えて、Control Centerにアーカイブされたプロジェクトのリストを提供します。

Control Centerを使用して作成されていないSmartsheetアイテムをアーカイブできますか？

いいえ。アーカイブできるのは、Control Centerを使用して作成されたアイテムのみです。

プロジェクト アーカイブがサポートする一般的なシナリオは何ですか？

一般的なシナリオのいくつかは次のとおりです。

• 完全なアーカイブ。完了したプロジェクトに関連するSmartsheetアイテムを一度にロックします。既存のダッシュボードやレポートを手動で編集することなく、完成したプロジェクトをポートフォリオ レベルのダッシュボードやレポートから一括で削除します。

• 公開範囲が制限されたアーカイブ。完了したプロジェクトをロックしてアクセスを削除しますが、会計年度末までポートフォリオ レベルのダッシュボードとレポートに保持します。次の会計年度の初めに、アーカイブされたプロジェクトをダッシュ​​ボードとレポートから削除できます。

アーカイブされたプロジェクトを復元できますか？

プロジェクトのアーカイブは永続的なアクションです。アーカイブされたプロジェクトを復元することはできません。

プロジェクトを自動的にアーカイブできますか？

いいえ。プログラム リーダーは、Control Centerアプリ内からプロジェクトを手動でアーカイブする必要があります。その後、Control Centerは、選択したすべてのプロジェクトに対して、プロジェクト アーカイブ ワークフローに対して定義したアクションを自動的に実行します。

アーカイブされたプロジェクトのリストはどこで確認できますか？

アーカイブする場合、ポートフォリオ リードは、アーカイブされたプロジェクトを保存するワークスペースまたは特定の場所を選択できます。そのワークスペースにアクセスするには、プロジェクトをアーカイブしたポートフォリオ リード、アーカイブ プロセス中にアクセス権を設定されたユーザー、またはワークスペースへの共有をリクエストする必要があります。

アーカイブされたプロジェクトを表示およびアクセスできるのは誰ですか？

ポートフォリオ リードがControl Centerでプロジェクトをアーカイブすると、対応するプロジェクトWorkAppsもアーカイブされます。アーカイブされたプロジェクトは他のポートフォリオ ユーザーには表示されず、 Smartsheetまたはモバイル アプリの Project WorkApps UI で使用できなくなります。ただし、(アーカイブの一部として構成された) 権限を持つユーザーのみが、Control Centerでアーカイブされたプロジェクトのリストを表示できます。

アーカイブされたプロジェクトを検索結果から削除できますか？

プロジェクトは、プロジェクトにアクセスできるユーザーの検索結果にのみ表示されます。アーカイブ ワークフローのオプションの 1 つは、プロジェクト フォルダーをアーカイブ ワークスペースに移動することです。フォルダーを移動すると、アーカイブ ワークスペースにアクセスする権限を持つユーザーのみが検索結果にプロジェクトを表示できるようになります。

プロジェクトを部分的にアーカイブして、最終レビューや監査のために開いたままにすることはできますか？

はい。プロジェクト アーカイブは、複数段階のアーカイブをサポートします。プロジェクトが完了したら、特定の人だけがアクセスできる保留中のアーカイブ ワークスペースにプロジェクトを移動できます。レビューと監査が完了したら、完全なアーカイブを実行してすべてのアクセスを削除し、プロジェクトをロックできます。