条件付きロジックを使用してフォームの送信を効率化する

Smartsheetマニュアル｜Smartsheetの条件付きロジックを使用してフォームの回答を最適化し、関連する質問のみがユーザーに表示されるようにできます。

フォームの条件付きロジックを使用すると、フォームを使用するユーザーが他の質問に対する回答に基づいて特定のフィールドを表示することで、送信内容に関連する質問のみに回答できるようにすることができます。

プラン

• Smartsheet

• Business

• Enterprise

プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。

許可

ライセンスを取得したシート所有者とシート管理者は、フォームを作成および編集できます。

フォームにアクセスできる人は誰でも、フォームにエントリを送信できます。

Smartsheetの試用版を使用している場合は、フォームを作成できますが、それらのフォームを共有することはできません。

この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

たとえば、IT ヘルプ デスクのリクエストを管理するフォームを作成するとします。

• フォームを使用する人は、リクエスト タイプとして IT 機器を選択します。

• IT 機器リクエストに関連するいくつかのフィールドはフォームに表示されますが、関連のない IT サポート リクエスト フィールドは表示されません。

Gif showing an example of a form

また、ヘッダー、区切り線、添付ファイルなどの他のフォーム要素を条件付きで表示して、これらの要素を関連する質問とより適切に配置することもできます。

フォームを作成し、条件付きでフィールドを表示する

1. フォームを添付するシートを開きます。

2. Smartsheetウィンドウの左上にあるメニューで[フォーム] > [フォームの作成] を選択します。

3. フィールドを選択すると、その値に基づいて表示される他のフィールドとフォーム要素が決まります。これはルールのソース フィールドとみなされます。

4. 右側のフィールド設定で「ロジック」タブを選択し、「ロジックの追加」を選択します。

5. 常に When で始まるルールの条件で、ターゲット フィールドと要素をいつ表示するかを決定する演算子 (フィールド タイプによって異なります) とソース フィールド値を定義します。

6. ルールのアクション (Then から始まる) を設定するには、条件が満たされたときに表示するフィールドとフォーム要素を選択します。これらはルールのターゲットとみなされます。

7. ルールの右下にある [追加] を選択して、ルールをソース フィールドに追加します。

8. このソース フィールドに別のルールを追加する場合は、[+ルールの追加] リンクを選択します。

9. すべてのフィールドとルールをフォームに追加したら、フォーム ビルダーの右上隅にある [フォームを開く] を選択してフォームを保存し、プレビューします。

フォーム上のロジックを表示する

条件付きロジックを含むフィールドは、フィールド名の横にあるロジック アイコンで示されます。

ソースフィールドはアイコンで示されます。アイコンをクリックして、そのフィールドの「ロジック」タブを開きます。

対象となるフィールドと要素はアイコンで示されます。アイコンの上にマウスを置くと、そのフィールドまたは要素に適用されるすべての条件が表示されます。

Field Logic displayed when you hover over the icon.

条件付きロジックの動作

フォームで条件付きロジックを使用するときは、次の動作に留意してください。

• ターゲットのフィールドと要素はデフォルトでは表示されません。これらは、ソース条件の少なくとも 1 つが満たされた場合に表示されます。

• ターゲット フィールドは、フォームの送信時に表示される場合にのみデータをシートに送信します。

• 必須のターゲット フィールドは、フォームの送信時に表示される場合にのみ必須です。

• 条件付きロジックで使用されるフィールドの列タイプまたは値を編集すると、既存のルールに影響を与える可能性があります。

• フォームからフィールドを削除すると、関連するロジックも削除されます。

• 複数のロジック ルールがターゲット フィールドまたは要素に影響を与える場合、いずれかのルールが満たされると、そのロジック ルールが表示されます。

• [フィールド設定]の [非表示] トグルを使用してフィールドを非表示にすると、そのフィールドに関連付けられたルールがオーバーライドされます。

条件付きロジックを使用するためのヒント

1. 単一のソース フィールドに追加できるロジック ルールのサイズと数には制限があります。

• この制限は、構築した個々のロジック ルールの数と各ルールのサイズ (選択したフィールドの数) によって異なります。

  • 制限に達すると、ロジック ビルダー内に次のようなエラーが表示されます。「申し訳ありませんが、このロジックを保存するときに問題が発生しました。」論理ステートメントが大きすぎます。影響を受けるフィールドの条件を下げてみてください。

1. この制限を解決するために、より効率的なロジックを構築する方法をいくつか紹介します。

• ターゲット フィールドをソース フィールドにすることもでき、ネストされたロジックを作成できます。たとえば、質問 1 への回答によってフォームに質問 2 が表示され、質問 2 への回答によってフォームに質問 3 が表示されます。質問 1 の回答が変更されて質問 2 が表示されなくなると、質問 3 が表示されます。も現れません。

  • ルールの条件に対して青色のドロップダウンから適切な演算子を選択すると、ルールを短縮し、複数のルールの必要性を減らすことができます。

例 1: ドロップダウン ソース フィールド内の複数の応答により、同じターゲット フィールドがフォームに表示される場合、ソース フィールドの応答ごとに個別のルールを作成する必要はありません。代わりに、条件内で is any of 演算子を含む単一のルールを使用します。

View of the is any of logic dropdown.

例 2: ターゲット フィールドを表示しない場合よりも多くのケースを表示したい場合、それらのケースをすべてリストするのは非効率的になる可能性があります。代わりに、is not などの逆演算子を使用するよりも短い条件で同じ結果を実現します。たとえば、[フィールド 1] で [値 A] が選択されている場合を除くすべての場合にフィールド 2 を表示したい場合は、次のルールを使用できます。

View of the is not logic dropdown.

1. 数値条件を模倣するドロップダウン リストを使用して、フォーム上の送信を標準化できます。たとえば、テキスト フィールドに予算値を入力する代わりに、「10,000 ドル以上」などの値オプションを備えた予算ドロップダウン フィールドを作成します。次に、条件付きロジック ルールを追加して、ユーザーが 1 つ以上の値オプションを選択したときに特定のフィールドを表示します。