マイSmartsheet連絡先リストで連絡先を管理する
Smartsheetマニュアル｜プライバシーコントロールを備えたSmartsheetで、コラボレーションやタスク割り当てのために連絡先を管理およびインポートする方法を説明します。
共同作業を迅速化するために、 Smartsheetの連絡先を使用します。たとえば、電子メールを送信したり、シートを共有したり、 Smartsheetでタスクを割り当てたりするときに連絡先を使用します。
プラン
Smartsheet
Pro
Business
Enterprise
プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。
連絡先を管理する 1 つの方法は、マイSmartsheet連絡先リストを使用することです。これは、 Smartsheetで共同作業する同僚のメール アドレスを保存できるSmartsheetタスク用のクラウド ディレクトリと考えてください。
[マイSmartsheet連絡先]リスト内の連絡先を表示するには、ナビゲーション バーで [アカウント] > [マイSmartsheet連絡先]を選択します。
Smartsheet の連絡先を閲覧できる人
マイSmartsheet連絡先リストはあなただけが閲覧できるプライベートなものです。ただし、連絡先の 1 人にタスクを割り当てたり、シートを共有したりすると、その連絡先の電子メール アドレスは、シートにアクセスできる他のユーザーに表示されます。
始める前に: .csv ファイルをフォーマットします。
Outlook、Hotmail、または AOL から連絡先をインポートする場合は、連絡先を .csv ファイルにエクスポートします。次に、.csv ファイルに次の列を追加します: 名、姓、電子メール アドレス。正確なスペルが重要です。そうでないと、リストが正しくインポートされません。
.csv ファイルをフォーマットする方法の例を次に示します。
名 | 姓 | 電子メールアドレス |
Sally | 頭いい | sally.smart@smartsheet.com |
Ian | Intelligent | ian.intelligent@smartsheet.com |
Dave | Diligent | dave.diligent@smartsheet.com |
重要 連絡先の数に制限はありませんが、一度にインポートできる連絡先は 1,000 件のみです。
[マイSmartsheet連絡先]に連絡先を追加する
連絡先を一括インポート
ナビゲーション バーで、 [アカウント] > [Smartsheet の連絡先]を選択します。
[連絡先のインポート] を選択します。
これらのオプションのいずれかを選択し、次の手順に従います。
Gメール
Google のログイン プロンプトが表示された場合は、Google ログイン資格情報を入力します。次に、「サインイン」を選択します。それ以外の場合は、次のステップに進みます。
Smartsheetにインポートする連絡先を選択し、 [インポート] を選択します。
.csv (Outlook、Yahoo など)
.csv ファイルを選択し、続行します。
Smartsheetにインポートする連絡先を選択し、 [インポート] を選択します。
vcf (vCard ファイル)
vCard ファイルを選択し、[続行] を選択して、[インポート] を選択します。
連絡先を個別に追加する
ナビゲーション バーで、 [アカウント] > [Smartsheet の連絡先]を選択します。
それから加えて。
連絡先の名前と電子メール アドレスを入力します。
「OK」を選択します。
Smartsheetアイテムを共有するときに個々の連絡先を追加する
電子メール アドレスを入力してSmartsheetでアイテムを共有すると、その電子メール アドレスがSmartsheet の連絡先リストに自動的に追加されます。
名前をアドレスに関連付けるには:
[シート共有機能]フォームまたは [レポート共有機能]フォームを使用している場合は、 [連絡先の選択] フォームからリストに連絡先を追加します。
「コラボレーターを招待」フィールドで、 「連絡先を選択」アイコンを選択します。
[連絡先先の選択] フォームで、[新規追加] を選択します。
連絡先の名前と電子メール アドレスを入力し、[OK] を選択します。
連絡先を編集または削除する
ナビゲーション バーで、 [アカウント] > [Smartsheet の連絡先]を選択します。
[マイSmartsheet連絡先]フォームで、編集または削除する連絡先を右選択します。
次のオプションのいずれかを選択します。
連絡先の編集: 電子メール アドレスに関連付けられた名前を入力します
連絡先の削除: 連絡先リストから連絡先を削除します。
連絡先リスト内の連絡先を削除または編集しても、共有シート上のメール アドレスは削除または更新されません。タスクを再割り当てするには、 「シート内の値の検索と置換」の記事を参照してください。
注記 連絡先の電子メール アドレスは編集できません。編集できるのは名前のみです。電子メール アドレスを調整するには、ユーザーの新しい連絡先を作成する必要があります。
Smartsheet連絡先リストから連絡先をエクスポートする
ナビゲーション バーで、 [アカウント] > [Smartsheet の連絡先]を選択します。
[連絡先のエクスポート] > [.csv] を選択します。
マイSmartsheet連絡先リストの連絡先は、コンピューター上のダウンロードが保存される場所に .csv ファイルとしてエクスポートされます。
連絡先を使用するためのヒントとベスト プラクティス
Smartsheet連絡先リスト全体の連絡先を使用するには: [連絡先リスト] 列のセルに連絡先の名前を入力します。入力を開始すると、結果が連絡先リストに表示されます。 注: 現在、他のシートの連絡先リストのエントリを使用する方法はありません。
Business および Enterprise プランのグループ管理者は、連絡先をグループに整理できます。これにより、複数の人に情報を共有したり送信したりすることが容易になります。
連絡先に選択した名前は、連絡先リスト列で連絡先にタスクを割り当てるときに表示されます。ただし、共有機能リストなどの他の領域では、表示される名前はユーザーのSmartsheetアカウントから取得されます。