自動化されたワークフローを表示および管理する
Smartsheetマニュアル｜Smartsheetワークフローを管理し、サブスクリプション設定を簡単に調整、コピー、無効化、削除、制御できます。
作業プロセスが発展するにつれて、自動化されたワークフローの調整、コピー、無効化、削除、サブスクライブ解除、またはサブスクライブが必要になる場合があります。
プラン
Smartsheet
Pro
Business
Enterprise
プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。
許可
ワークフローを作成するには、シートに対する 所有者 、管理者、または編集者レベルの権限を持つ、ライセンスを取得したSmartsheetユーザーである必要があります。編集者レベルの権限を持つユーザーは、自分自身を受信者としてアラートまたはリマインダーを作成、編集、または削除することのみできます。ワークフローの権限について学習します。
この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。
保存したワークフローにアクセスする
シートの左上で、 [自動化] > [ワークフローの管理] を選択します。ワークフロー マネージャーの右上隅では、次のことができます。
ステータスによるフィルター: すべて、アクティブ、非アクティブ、実行不可
並べ替え基準: 名前、変更日、作成日、最終実行
ワークフローを管理する
シートの左上で、 [自動化] > [ワークフローの管理] を選択します。
ワークフローの上にマウスを移動し、「その他」アイコンを選択します。次の表に、ここでできることを示します。
このコマンドを使用してください | これをする | ヒントとメモ |
非アクティブ化 | ルールを一時的にオフにする | 今後ルールを使用するには、このコマンドを使用します。 |
ワークフローを手動で実行する | このコマンドを使用すると、いつでもワークフローを手動で実行できます。 | |
編集 | ルールの名前を変更または条件を変更する | これを使用して、警告メッセージを変更します。 |
重複 | ルールのコピーを作成する | 別の目的で同じワークフロー タイプを作成する必要がある場合は、このコマンドを使用します。これにより、別のワークフローをより迅速に作成できるようになります。 |
購読または購読解除 | アラートの受信を停止する | 受信したアラートまたはアクションから直接、メールメッセージの「これらのメールを受信したくないですか？」セクションで「配信停止」を選択することで、配信を停止することができます。 購読するには、ワークフロー メニューにアクセスし、アラートまたは自動アクションを受信する場合は [購読] を選択します。 |
消去 | ルールを完全に削除します | これを元に戻すことはできません。 |
ワークフローのプロパティ | ワークフローのプロパティを表示します。 | ここでは、ワークフロー ID、ワークフロー作成の詳細、およびサブスクライブを解除したユーザーを確認できます。 |
ワークフローの問題と通知
ワークフローに問題がある場合、電子メール通知を受け取ることがあります。問題を解決するには、電子メールの指示に従ってください。
ワークフローを複製する
前述したように、ワークフロー メニューで [複製] を選択します。ワークフローを編集して、新しいシナリオに対応できます。
次のヒントに留意してください。
承認リクエストを編集します。承認リクエストを新しいフィールドに保存するか、新しい値を使用します。これらを変更しない場合、元のワークフローでの承認により、複製されたワークフローで承認リクエストが実行される可能性があります。
購読者リストを確認します。正しい人全員が通知を受信していることを確認してください。
ワークフローのプロパティを確認する
[ワークフロー プロパティ] ダイアログを開いて、次の詳細を確認します。
ワークフロー ID: Smartsheetサポートとのやり取りに使用できる 16 桁の値。
作成者: ワークフローを作成したユーザー。
ワークフローから登録を解除したユーザー: ワークフローから登録を解除したユーザーの合計数とリスト。