SmartsheetとMicrosoft Dynamics 365を同期する
Smartsheetマニュアル｜SmartsheetをDynamics 365と統合して、自動ワークフローで潜在顧客、商談などを同期できます。
Microsoft Dynamics 365コネクタを使用すると、潜在顧客、商談、取引先、連絡先、およびその他の Dynamics 365 エンティティがSmartsheetと Dynamics 365 の間で自動的に同期されます。
プラン
Smartsheet Advanceパッケージ
プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。
許可
Dynamics 365 Connector はプレミアム オファリングとして利用できます。 価格についてはお問い合わせください。
この機能が Smartsheet リージョンまたは Smartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。
Smartsheet for Dynamics 365 コネクタを購入したら、Smartsheet システム管理者および Dynamics 365 管理者の権限を持つユーザーは、次の手順に従ってインストールする必要があります。
始める前に
Dynamics 365 コネクタでワークフローを作成するには、ライセンスを付与されたユーザーである必要があります。 Smartsheet システム管理者は、次の手順に従ってライセンスを付与できます。
コネクタにサインインする
Microsoft Dynamics 365 コネクタを構成したら、この URL を使用してワークフローを作成し、いずれかの統合と同期します。
ワークフローを作成する
コネクタにログインした後、自動同期を処理するワークフローを作成できます。 ワークフロー ウィザードは、このプロセスをガイドします。
新しいワークフローの作成を開始するには:
ページの左上隅にあるメニューを選択し、「ダッシュボード」を選択します。
[ワークフローの追加] を選択して、ワークフロー ウィザードを開始します。
workflow wizard
ワークフローウィザード
ワークフロー ウィザードを使用してシートと Microsoft Dynamics エンティティを選択し、同期のためにそれぞれの列とフィールドをマップします。
[設定] ページで、ワークフローの基本を確立します。
[このワークフローで何を行いたいですか？] の横で、ワークフローの同期方向 (Dynamics 365、Smartsheet、または 2 つのアプリケーション間の双方向) を選択します。
[シート名] の横で既存のシートを選択するか、[新しいシートの作成] を選択して Smartsheet に新しいシートをすぐに作成します。
次のドロップダウンから Dynamics 365 エンティティを選択します。
注記 ワークフロー、シート、Dynamics 365 エンティティ、およびそれらの同期方向は、保存すると変更できません。 ただし、新しいワークフローを作成して、別の設定を選択することはできます。
2. [続行] を選択して設定を確認します。
3. [フィールド] セクションを使用して、Dynamics 365 と Smartsheet の間でフィールドをマッピングします。
必要に応じて、ドロップダウン ピッカーで [新しい列] を選択して、シートに新しい列を挿入できます。 ワークフローにさらに Dynamics 365 エンティティ フィールドを含めるには、フィールドの追加を選択します。
4. エンティティ フィールドと列の間のフロー ドロップダウン
を使用して、同期方向を変更できます。
注記
Dynamics 365 と Smartsheet の両方の権限、および統合でのフィールドの使用 (Dynamics ID など) に基づいて、特定のマッピングの同期方向を変更できない場合があります。
5. [続行] を選択して、フィールド マッピングの選択を確認します。
6. [ダイナミクス フィルター] ページと [シート フィルター] ページで、2 つのアプリケーション間で共有されるデータの種類と量をより適切に制御するためのフィルターを作成できます。
7. [保存] ページで、ワークフローに名前を付けて保存し、Dynamics 365 エンティティとシートに加えられる更新の概要を確認できます。
「更新の概要」に予想外の量の変更が表示されていることがわかった場合は、ウィザードをステップバックして、フィルターの追加など、ワークフローに追加の変更を加えることができます。
8. [ワークフローの保存] を選択してワークフローの同期を開始し、更新概要で指定された Dynamics 365 レコードと行を追加します。
ワークフローを保存したら、ウィザードを完了してダッシュボードに移動できます。 その後、ワークフローが実行され、ワークフローで設定したルールに従って Dynamics 365 のレコードと Smartsheet のシートの行が自動的に更新されます。
フィルターを使用してデータ同期を微調整する
ダイナミクスフィルター
フィルターを追加して、シートに流入する Dynamics 365 レコードをより適切に制御するオプションがあります。 これらのフィルターは、たとえば、特定のプロジェクト、クライアント、従業員に関連するフィールドのみを確実に同期するのに役立ちます。
ダイナミクスフィルターを作成するには:
[フィルターの追加] を選択して使用可能なエンティティ フィールドのリストを設定し、そのうちの 1 つを選択してフィルターを作成します。
ドロップダウンを使用してフィルターの条件を選択します。 例: 等しい、含む、は空白です。ヒント: 追加のフィルター条件を入力する必要がある場合は、右側にテキスト フィールドが表示されます。
[続行] を選択してフィルターを確認し、適用します。
Dynamics 365 エンティティで更新されるフィールドの数は、ウィザードの [更新の概要] の横にある [保存] ページで確認できます。 これを使用して、シートからエンティティに流入するデータの量を測定できます。
更新概要の数が予想外に多いまたは少ない場合は、必要に応じて戻ってフィルターを追加または削除できます。
シートフィルター
Dynamics 365 のオブジェクトに同期する行を制御するフィルターを追加するオプションがあります。これらのフィルターを使用して、オブジェクトに同期するレコードをより適切に制御できます。 たとえば、フィルターを使用して、[ステータス理由] 値が [進行中] である特定の行のみを Dynamics 365 の商談エンティティに同期します。
シートフィルターを作成するには:
[フィルターの追加] を選択して利用可能なシート列のリストを設定し、フィルターを設定する列を選択します。
ドロップダウンを使用してフィルターの条件を選択します。 例: 等しい、含む、は空白です。ヒント: 追加のフィルター条件を入力する必要がある場合は、右側にテキスト フィールドが表示されます。
[続行] を選択してフィルターを確認し、適用します。
シート内で更新されるフィールドの数は、ウィザードの [更新の概要] の横にある [保存] ページで確認できます。 これを使用して、シートからエンティティに流入するデータの量を測定できます。
更新概要の数が予想外に多いまたは少ない場合は、必要に応じて戻ってフィルターを追加または削除できます。
関連するレコードを Smartsheet 階層とともに保持する
ワークフローで行グループを定義して、Dynamics 365 レコードを Smartsheet の親タスクと子タスクとしてまとめて保持します。 行グループを作成すると、ワークフローで Dynamics 365 レコードを商談ステージ (認定、提案、契約など) などの特定のフィールドのオプションごとに整理できます。同期後にシート内でレコードを手動で移動する必要はありません。
行グループを定義するときは、次の点に注意してください。
[グループ化] では、既存の Dynamics 365 フィールドを選択するか、シートに同期するときにレコードをグループ化するための新しい値を入力できます。 Group by は、シート内の親行のプライマリ列の値を決定します。 たとえば、商談のステージごとにグループ化すると、各ステージ (提案、検討、契約など) のシートに親行が作成されます。
Group by がシートの既存のプライマリ列の値と完全に一致しない限り、新しい親行はシートの下部に表示されます。
組織の追加層に対してサブグループを定義できます。 たとえば、Smartsheet の Sales 行の子でもある International の親行の下でレコードを同期します。
Dynamics 365 レコードには、シートのプライマリ ID 列に正しいハイパーリンクが必要です。 (プライマリ ID 列がまだ存在しない場合は、ワークフローが初めて実行されるときにシートに自動的に追加されます)。 Dynamics 365 から Dynamics ID を手動でコピーしてシートに貼り付けると、ワークフローが期待どおりに同期しない可能性があります。
ワークフローを管理する
ダッシュボードからワークフローを管理できます。 ページの左上隅にある 3 本線のメニューを選択し、[ダッシュボード] を選択すると、作成したワークフローのリストが表示されます。
設定
[設定] を選択して、次のオプションを展開します。
ワークフローの編集: ワークフロー ウィザードに戻り、ワークフローに変更を加えます。
ワークフロー名の変更: ワークフローのタイトルを変更します。
ワークフローの無効化/有効化: ワークフローの自動化を停止または開始します。
ワークフローの削除: ダッシュボードからワークフローを削除します。
重要 ワークフローを削除する操作は元に戻すことはできず、削除されたワークフローを復元することもできません。
同期エラーを見つけて修正する
ワークフロー エラーの検出と解決に役立つ次のようなリソースがいくつかあります。
[実行履歴] ページ: ワークフローの同期エラーの数が表示され、問題の詳細を含むエラー メッセージが表示されます。
エラー レポートの電子メール: 問題が発生すると、ワークフローの所有者と、問題の原因となったワークフロー内のフィールドまたは行を編集した人に電子メール メッセージが送信されます。
Smartsheet の [同期エラー] 列には、同期の問題がある行のメッセージが表示されます。 (この列は、Dynamics 365 エンティティに関連付けられたシートに存在する必要があります)。
[実行履歴] ページを使用して同期エラーのトラブルシューティングを行う
ワークフローを作成した後、ワークフローの [実行履歴] ページで同期履歴と発生したエラーを確認できます。
「実行履歴」ページにアクセスするには:
メニューから [ダッシュボード] を選択して、ワークフローのリストを表示します。
「最終実行」の下のリンクを選択すると、ワークフローの「実行履歴」ページが表示されます。
Last run error. その後、特定の実行インスタンスのタイムスタンプ ([最終実行] の下) を選択して、エラー メッセージを表示できます。
コネクタのワークフローのベスト プラクティス
頻繁に保存して更新する
2 つのアプリケーションにまたがって作業すると、同期エラーが発生する可能性が高くなります。 このリスクを最小限に抑えるには、更新を行う際に変更を保存し、シートを更新してください。 これにより、他の人が変更内容を確認でき、設定したワークフローに従って変更内容が Dynamics 365 と Smartsheet に同期されるようになります。
シートに対する閲覧者権限を付与する
Smartsheet と Dynamics 365 の間で同期の問題を引き起こす可能性があるシートへの誤った変更を防ぐために、シートの共同作業者に閲覧者のアクセス許可を与えることができます。 こうすることで、共同作業者はシート データを表示できますが、データを編集することはできません。
変更を表示する
履歴の表示機能を使用して、セルに加えられた変更の記録を確認します。 Smartsheet と Dynamics 365 の間で共有されるデータを含むシートの場合、変更に関連付けられたユーザーの名前は、ワークフローを作成したユーザーになります。
この情報は、シート内で予期せぬ変更が見つかった場合 (おそらく不適切にマップされた列が原因である可能性がある)、または [同期エラー] 列でエラーが表示されない場合に、特定のユーザーのワークフローを切り分けるのに役立ちます。
特定の行のみについて Smartsheet から Dynamics 365 にデータをプッシュする
データを Dynamics 365 に明示的にプッシュバックする行を制御するには、Smartsheet のシートに [Dynamics 365 の更新] 列を作成し、コネクタ ワークフローにフィルターを作成します。
Dynamics 365 エンティティに接続する予定のシートで、新しい列を作成し、チェックボックス タイプを選択し、列に「Sync to Dynamics」という名前を付けます。
Smartsheet for Dynamics 365 ページにログインし、手順に従ってワークフローを作成します。
ワークフロー ウィザードで、双方向ワークフローを指定し、[Dynamics 365 で更新] 列がチェックされているシートの行のみを同期するフィルターを作成します。
次回シートと Dynamics エンティティが同期するとき、[Dynamics に同期] チェックボックスがオンになっている行についてのみ、データが Dynamics にプッシュバックされます。
予期せぬ空白の列に対するシートの権限をチェックする
共有権限によってはデータがシートに更新されない場合がありますが、エラーは表示されない場合があります。 ワークフローでマップしたシート上で列が空白に表示される場合、その列はシート上でロックされている可能性があります。 シートの所有者 (または別の管理者) に、シートに対する管理者権限を付与してもらいます。