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タスクに人を割り当てる

Smartsheetマニュアル｜Smartsheetで連絡先リスト列を使用し、単一または複数の担当者のオプションを使用してタスクを割り当てる方法を説明します。

Smartsheet では、連絡先リスト列タイプを使用してチーム メンバーにタスクを割り当てることができます。

プラン

  • Smartsheet

  • Pro

  • Business

  • Enterprise

プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheet プラン」ページを参照してください。

許可

列を追加または変更するには、シートの所有者であるか、管理者レベルの共有権限を持つシートを共有している必要があります。

この機能がSmartsheet RegionalsまたはSmartsheet Govに含まれているかどうかを確認してください。

割り当て用の連絡先リスト列を設定する

シート上のタスクにユーザーを割り当てるには、シートに連絡先リスト列が含まれている必要があります。 連絡先リスト列がない場合は、次の手順を使用して連絡先リスト列を挿入できます。

  1. 任意の列名を右クリックし、「列を右に挿入」または「列を左に挿入」を選択します。

  2. [新しい列]ウィンドウが表示されます。

  3. [名前] ボックスに列の名前を入力します (たとえば、「担当者」と入力します)。

  4. 連絡先リストの列タイプを選択します。 複数の人に割り当てる必要があるタスクがある場合は、「セルごとに複数の連絡先を許可する」にチェックを入れます。 注:モバイル アプリケーションでは、Web アプリケーションで設定されたオプションに応じて、1 つ以上の連絡先を連絡先リスト列に追加できます。ただし、モバイル アプリからこのオプションを設定することはできません。 シート内の連絡先セルに特定のユーザーを簡単に追加するには、優先する連絡先のリストを [連絡先の追加] ボックスに入力します。セル内のドロップダウン矢印をクリックすると、ここで指定したユーザーが表示されます。

  5. 「OK」をクリックします。

それでおしまい！ [連絡先リスト] 列がシートに挿入されます。 これで、ユーザーをタスクに割り当てることができます。

複数の人にタスクを割り当てる

複数の人が 1 つのタスクに取り組む必要がある場合は、セルごとに複数の連絡先を許可するように連絡先リスト列を設定します。

列を設定したら、既存の連絡先の名前をセルに入力して一致する連絡先のリストを表示し、目的の連絡先を選択してタスクに割り当てられた連絡先のリストに追加します。

セル内の複数の連絡先を操作する場合は、次の点に注意してください。

  • 各連絡先は電子メール アドレスに関連付ける必要があります。 新しい連絡先の名前をセルに入力すると、電子メール アドレスも入力するよう求められます。

  • セルごとに最大 20 件の連絡先を追加できます。

  • 複数の連絡先を含む列は、レポート内のグループ化に使用できません。 レポート ビルダーで結果を整理するためのグループ化の構成について詳しくは、こちらをご覧ください。

ヒント

キャパシティ ビューを使用すると、組織全体でリソースの過剰または不足を特定したり、新しい仕事を引き受けるための空き状況を特定したり、効率的な人員配置の決定を行うための採用ニーズを予測したりできます。

単一の連絡先に割り当てを制限する

タスクを 1 人の担当者のみに割り当てる必要がある場合は、[セルごとに複数の連絡先を許可する] のチェックを外したままにして、連絡列を1 人の連絡先に制限します。 たとえば、承認リクエストの場合、複数の連絡先が互いの承認を上書きしないように、プロセスの各ステップをマネージャーなどの 1 人だけが承認するようにする必要があります。

  • 単一の連絡先列を使用すると、カードビューに切り替えると、優先連絡先リストを使用して担当者ごとにタスクをグループ化できます。 カード ビューについて詳しくは、こちらをご覧ください。

  • 単一の連絡先列は、レポート内のグループ化にも使用できます。

  • ユーザーが各タスクの異なる部分に取り組む場合は、複数の連絡先列を追加できます。

セルに入力したときに表示される連絡先を管理する

[連絡先リスト] 列に名前または電子メール アドレスを入力すると、表示される名前には次のものが含まれます。

  • [列のプロパティ] ウィンドウで設定した任意の優先連絡先の値

  • シートを共有するすべての共同作業者

  • シート内の他の行に割り当てられている他の連絡先または電子メール アドレス

  • 個人の Smartsheet 連絡先リスト内の人々

  • あなたが Business または Enterprise アカウントに所属している場合、そのアカウントに参加している他のユーザー。 ユーザー管理の詳細については、こちらをご覧ください。

自動提案ピッカーに連絡先を追加する

名前または電子メール アドレスの入力を開始しても、連絡先リストの自動提案が表示されない場合は、入力した内容と一致する連絡先が連絡先リストに含まれていません。 連絡先リスト列に追加するには、セル内のドロップダウン矢印をクリックし、[新規追加] を選択して連絡先名と電子メール アドレスをリストに追加し、行に割り当てます。 列のプロパティを編集して、優先連絡先の値に追加することもできます。

重複した連絡先を連絡先リストから削除する

セルに名前または電子メール アドレスを入力すると、重複した連絡先が表示されることがあります。 連絡先リストから名前または電子メール アドレスを削除するには、列内の優先連絡先の値および他のセルからそれらを削除します。

それでも連絡先の値が重複して表示される場合は、個人の Smartsheet連絡先で連絡先に設定した名前が、個人プロフィールに関連付けられている名前と一致していない可能性があります。 「Smartsheet の連絡先リストで連絡先を管理する」を参照し、個人プロフィールを管理して、連絡先の名前がプロフィールの名前と一致していることを確認してください。

共有コラボレータを連絡先リストから削除することはできません。

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