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レガシーリソース管理と割り当て

Smartsheetマニュアル｜Smartsheetのレガシーリソース管理で、プロジェクトのワークロードを効果的に追跡および調整できます。

プラン

  • Smartsheet

  • Business

  • Enterprise

プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。

許可

所有者と管理者はシート プロジェクトの設定を変更できます。

この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

重要 従来のResource Management(RM) は、新規ユーザーは利用できなくなりました。すでにレガシー RM を使用している場合、データは変更されず、引き続きリソース ビューにアクセスできます。

Resource Management by Smartsheetは、すべての新規顧客が利用できます。詳細については、こちらをご覧ください。

Legacy Resource Managementを使用すると、作業中のすべてのプロジェクトにわたって人員がどのように割り当てられているかを追跡および確認して、ワークロードを調整し、より適切な決定を下すことができます。

注記 この記事では、シート レベルでのレガシーResource Managementの有効化について説明します。アカウント レベルでレガシーResource Managementを有効にする場合は、グローバル アカウント設定の記事を参照してください。

従来のリソース管理の仕組みの概要を次に示します (以下の箇条書きには、他のヘルプ記事へのリンクが含まれていることに注意してください)。

  • ユーザー管理を使用してアカウントにリソースとリソース ビューアを設定する (システム管理者のみ)

  • プロジェクト シートの依存関係設定でリソース管理を有効にする

  • プロジェクト固有のリソース ビューとプロジェクト間のリソース ビューを使用して、リソース割り当てを高レベルで視覚化します。

  • アカウントの他のユーザーにタスクを割り当てると、リソースがオーバーブッキングされるとSmartsheet警告が表示されます。また、タスクごとのリソース割り当ての割合を管理できるため、ユーザーは同時に複数の作業に取り組むことができます。

  • リソース閲覧者として指定されたユーザーは、リソース ビューにアクセスして、すべてのSmartsheetチーム メンバーがシート内のタスク全体、またはすべてのプロジェクト シート内のタスク全体にどのように割り当てられているかを確認することもできます。

注: この機能は Pro プランでは利用できません。 (使用しているプラ​​ン タイプがわからない場合は、 「Smartsheetプランとユーザー タイプを確認する」を参照してください。)

アカウント上の人々をリソースとして設定する

リソース管理で追跡できるのは、アカウントに追加されたユーザーのみです。これには、ライセンスを持つ人、ライセンスのない人、招待された人、アクティブな人が含まれます。適切なユーザーがアカウントに含まれていることを確認するために、システム管理者は[ユーザー管理] ウィンドウを使用してユーザーを確認、追加、管理できます。

ヒント アカウント内の誰かがシートを作成する必要がない場合は、招待状を送信するときに [ライセンスを取得したユーザー] ボックスのチェックを外します。この人は無料メンバーとしてあなたのアカウントに招待され、ユーザー制限にはカウントされません。

リソースビューアのセットアップ

プロジェクト間で人材がどのように割り当てられているかを確認するには、指定されたリソース閲覧者である必要があります。システム管理者は、[アカウント] > [ユーザー管理] でこれを設定できます。 (リソース閲覧者になるには、ライセンスを付与されたユーザーである必要があることに注意してください。)

リソースを表示したい場合は、 Smartsheetシステム管理者にお問い合わせください。詳細については、「Enterprise プランまたは Business プランでのユーザーの管理」を参照してください。

レガシーResource Managementを有効にしてワークロードに関する意思決定を行う

管理者レベルの権限でシートに共有されている同じアカウントのシート所有者とチーム メンバーは、シート内のリソース管理を有効にして、リソース閲覧者がワークロードを追跡して決定できるようにすることができます。

既存のプロジェクト シートでレガシーResource Managementを有効にするには:

  1. リソースをタスクに割り当てることができるように、シートに連絡先リスト列があることを確認してください。 (これについて詳しくは、「ユーザーをタスクに割り当てる」を参照してください。)

  2. [連絡先リスト] 列に連絡先を入力して、チーム メンバーを各タスクに割り当てます。

  3. 列ヘッダーの下にあるドロップダウン矢印をクリックし、 [プロジェクト設定の編集] を選択します。 「依存関係を有効にする」チェックボックスが選択されていることを確認します。

  4. [Resource Management]タブを選択します。Resource Managementフォームが表示されます。 注:Resource Managementにリソース管理を使用していますか?Resource Managementでのリソース割り当ての追跡の詳細については、こちらをご覧ください。

  5. Legacy RM のボックスをオンにし、ドロップダウンから連絡先リスト列を選択して、割り当てられたリソース列を指定します。

  6. 「OK」をクリックします。

このシートでチーム メンバーに割り当てられたタスクがリソース ビューに表示されるようになります。手順、ヒント、ベスト プラクティスについては、「ユーザーをタスクに割り当てる」を参照してください。

ノート：

  • 親タスクはその子を要約するため、リソースに割り当てられた親タスクはリソース ビューには含まれません。詳細については、 「階層: 行のインデントまたはインデント解除デントと親ロールアップ機能」に関する記事を参照してください。

  • リソース管理に使用されている連絡先リスト列では数式を使用できません。ただし、リソース管理に使用されていないフィールドに配置されている数式でリソース管理フィールドを参照することはできます。

リソースを追跡して割り当てる

リソース ビューアは、左側のパネルの [参照] からプロジェクト間のリソース ビューを表示したり、プロジェクト シート内のプロジェクト固有のビューからプロジェクト間リソース ビューを表示したりできます。

参照 (ナビゲーション メニュー) からリソース ビューを参照する

  1. [メニュー] アイコン ( Smartsheetウィンドウの左上隅) > [参照] をクリックします。

  2. 「リソースビュー」をクリックします。

  3. 表示したいリソース ビューを選択します。

ここから、次のことができるようになります。

  • 割り当て超過の人には赤いアイコンが表示され、割り当て超過の日には赤いバーが表示されます。

  • 各リソースを展開すると、割り当てられているすべてのプロジェクトが表示されます

  • クリックしてプロジェクトを開き、割り当ての問題を解決します

  • 「編集」をクリックして、プロジェクト、ユーザー、またはグループごとにリソースを表示します。

  • 選択した人またはプロジェクトのカスタム ビューの新しいビューを保存します。

注: リソースが割り当てられているプロジェクト シートを共有していない場合は、プロジェクト名の代わりに「その他」が表示されます。

プロジェクト シートからリソース ビューを参照する

シートのプロジェクト リソース ビューを開くには、ガントビューに切り替えて、ガントビューの右上隅にあるリソース ビュー アイコンを選択します。

ヒント: リソースが割り当て超過の場合は、リソースの名前を選択して、プロジェクトごとの割り当てを確認します。シート名をクリックして、共有先のシートを開きます。ユーザーが過剰に割り当てられている場合は、一部のタスクを別のリソースに再割り当てするか、タスクの割り当てを調整することを検討してください。

資源を割り当てます

割り当てとは、リソースが特定のタスクに費やされる毎日の割合です。デフォルトでは、 Smartsheet は、タスクをリソースに割り当てるときに、割り当てられたリソースの 1 日の 100% がタスクに必要であると想定します。セルに新しい値を入力することで、この割合を調整できます。

リソースに同じ日に複数のタスクが割り当てられ、それらの合計割り当てが 100% を超えると、 Smartsheet の[行アクション インジケーター] 列に赤い割り当てアラート アイコンが表示されます。アイコンの上にマウスを移動すると、アラートの詳細が表示され、リソース ビューに移動します。

リソースが 1 日に複数のタスクに取り組むことができるように、100% 未満の割り当てパーセンテージを指定する場合は、プロジェクト設定で [割り当て %] 列を指定します。タスクごとに、割り当てたリソースが指定したパーセントで割り当てられます。

2 つ以上のタスクにリソースを割り当てるには、[割り当て %] 列を作成する必要があります。

  1. プロジェクトにテキスト/数値列を挿入します。 「Allocation %」列として使用されることがわかるような名前を付けます。

  2. 列のプロパティをパーセント (%) にフォーマットします。詳細については、「書式設定オプション」を参照してください。

  3. [プロジェクト設定の編集] > [Resource Management]に移動し、新しい列を [割り当て %] 列として選択します。プロジェクト設定を編集するには、任意の列ヘッダーを右クリックして、メニューから「プロジェクト設定の編集」を選択します。

  4. 重複するタスクの割り当てを変更します。たとえば、2 つの同時タスクの割り当てを 50% に変更します。

タスクの終了日が過去の日である場合、割り当て警告アイコンは超過割り当て行には表示されませんが、リソース ビューには表示されます。

複数の連絡先をタスクに割り当てることを許可している場合、タスクの割り当て割合は、割り当てられたすべてのリソースに適用されます。各リソースを同じタスクに異なる割り当てで割り当てる場合は、シート内の複数の行に同じタスクをリストし、重複する各タスクを別の人に割り当てることができます。詳細については、「行またはタスクの挿入または削除」を参照してください。

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