ワークスペースを共有する
Smartsheetマニュアル｜Smartsheetワークスペースのアクセスと権限を管理して、チームのシームレスなコラボレーションと制御を実現できます。
ワークスペース共有機能: アクセスと権限レベルの管理によるコラボレーションの強化
プラン
Smartsheet
Pro
Business
Enterprise
プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。
許可
ワークスペースを共有/共有解除したり、共同編集者の共有権限を変更したりするには、所有者であるか、管理者または編集者とワークスペースを共有されている必要があります。共有機能権限レベルを共有できます。
所有者または管理者は、コラボレーターの共有権限を変更できます 編集者- 共有可能者は、所有者または管理者を変更できません。
この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。
ワークスペースをユーザーと共有すると、ユーザーはそのワークスペース内のすべてのアイテムにアクセスできるようになります。
共有のニーズが変わった場合は、ワークスペースからユーザーを削除したり、共有権限レベルを変更したりできます。
注記 ワークスペースを共有しているユーザーは、共有を選択しない限り、他のSmartsheetアイテムにアクセスできません。ワークスペース全体を共有せずにワークスペース内のアイテムを共有するには、ワークスペース内の個々のシートを共有します。
ワークスペース共有を始めましょう
ワークスペースを開くには
ワークスペースを開くには、「ワークスペース」を選択し、共有するワークスペースの名前を選択します。
ワークスペースにいるときに、次の 2 つの設定を確認してください。
ワークスペースの共有者: これを使用して、ワークスペースにアクセスできるユーザーを確認します。
共有機能列: ワークスペースアイテムがどのように共有されているかを確認します。アイテムが個別に (またはワークスペース内の他のコラボレーターと) 共有されている場合は、以下の画像のようなアイコンが表示されます。
ワークスペースを共有するには
ワークスペースの右上隅にある [共有] を選択します。
ワークスペース共有機能フォームで、次のフィールドに入力します。
コラボレーターを招待: ワークスペースを共有する必要があるユーザーまたはグループの電子メール アドレスを入力します。または、[連絡先の選択] アイコンを選択して連絡先をコラボレーターとして追加します。
権限: 各コラボレータの権限レベルを選択します。
[招待の詳細] セクションで、メッセージをカスタマイズします。
「ワークスペースの共有」を選択します。
それでも通知を送信するかどうかを確認するダイアログが表示された場合は、「とにかく通知する」を選択します。
メーリング リストからユーザーを削除するには:
「戻る」を選択します。
「ユーザーに通知」チェックボックスをオフにします。
選択した連絡先はワークスペースにアクセスできるようになり、通知の送信を選択した場合は通知を受け取ります。
共有を停止するか、アクセス許可レベルを変更します
共同編集者を削除するか、その権限レベルを変更するには
ワークスペースの右上領域で、「共有」を選択します。
「ワークスペース共有機能」フォームの「コラボレーター」セクションを開きます。
削除または変更したいコラボレーターの上にマウスを置きます。
次の要素のいずれかを使用して、コラボレータを削除するか、その権限レベルを変更します。
ワークスペース共有機能から削除アイコン: ワークスペースからコラボレーターを削除するには、このアイコンを選択します。 注: 共同編集者がワークスペースでシートを表示しているときに共有を停止すると、次回の保存または更新時に共同編集者にエラー メッセージが表示されます。
権限ドロップダウン リスト: ドロップダウン リストから新しい権限レベルを選択します。
ワークスペース共有権限
ワークスペースおよびそのアイテムに対するユーザー (またはグループ) のアクセスは、ユーザーが付与する権限レベルによって異なります。このため、最低レベルの権限 (例: Viewer、 コメント者) を使用してワークスペースを共有することをお勧めします。
警告 ワークスペース管理者の権限を編集者または閲覧者に変更すると、そのワークスペース内で所有するSmartsheetアイテムの新しい所有者になります。自分が作成したシートの所有権を失います。
ワークスペースまたはワークスペース内のシートへのユーザーのアクセスがどのような影響を受けるかの例については、この表を参照してください。
これを行うと | ユーザーは、 | 例えば |
ユーザーに、個々のアイテムに対して付与されているよりも高いワークスペース共有権限を付与 | そのワークスペースにあるアイテムに対してより高い権限レベルを受け取ります | 誰かにシートへの編集者レベルのアクセス権を付与し、そのシートが配置されているワークスペースの管理者にしました。そのユーザーはシートに対する管理者レベルの権限を持ちます。 |
ユーザーに、個々のアイテムに対して付与されているよりも低いワークスペース共有権限を付与 | ワークスペース内のアイテムへのアクセスに変更はありません | ユーザーはシートの編集者です。次に、シートが配置されているワークスペースへの閲覧者アクセス権をユーザーに付与しました。そのシート内でユーザーが持つ権限レベルは変更されません。ユーザーはその特定のシートの編集者のままです。 |
注記 他のコラボレーターに自分よりも高いアクセス レベルを与えることはできません。たとえば、あなたが編集者の場合、別の編集者 を管理者に昇格させることはできません。
タスク | 閲覧者 | コメント者 | 編集者 | 管理者 | 所有者 |
ワークスペース項目の内容をすべて表示する | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
行にコメントと添付ファイルを追加する | ✕ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
シートとレポートのコンテンツを編集する | ✕ | ✕ | ✔ | ✔ | ✔ |
ワークスペースまたはワークスペースアイテムを共有する | ✕ | ✕ | ✕ (指定がない限り) | ✔ | ✔ |
ワークスペース項目の名前を変更または追加する | ✕ | ✕ | ✕ | ✔ | ✔ |
ワークスペース項目を内外に移動する | ✕ | ✕ | ✕ | ✔ | ✔ |
ワークスペース項目を削除する | ✕ | ✕ | ✕ | ✔ | ✔ |
ワークスペースを削除する | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ | ✔ |
アクセス許可レベルと、それがSmartsheetアイテム (シート、ダッシュボードなど) に与える影響の詳細については、「共有機能アクセス許可レベル」の記事を参照してください。
ヒント ワークスペースの共有は、Smartsheet連絡先グループで管理すると容易です。ワークスペースをSmartsheet連絡先グループと共有する場合、すべてのグループ メンバーが選択したアクセス許可レベルを継承することに注意してください。
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