シート情報をメールで共有する

Smartsheetマニュアル｜Smartsheetデータを行、添付ファイル、またはさまざまな共有オプションを使用して安全なリンクとしてメールで送信する方法を説明します。

シートまたはレポートの情報は、いくつかの方法で電子メールで送信できます。

プラン

• Smartsheet

• Pro

• Business

• Enterprise

プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。

さまざまな共有オプションがあります。

• 受信者に読み取り専用バージョンのデータを提供する必要がある場合は、電子メールで 1 つ以上の行を送信します。

• シート上の行を編集してもらう必要がある場合は、 Smartsheetアカウントを持っていない人でも、更新リクエストを使用します。

• シートまたはレポートのスナップショットを 1 回または定期的に共有する必要がある場合は、シートまたはレポートを PDF または Excel の添付ファイルとして電子メールで送信します。

• シート内の共同編集者にアクセスを許可する必要がある場合は、シートへの安全なリンクを送信します。

注記 エンタープライズ サブスクライバーは、 Smartsheetシステム管理者によって共有機能を特定の電子メール アドレスのみに制限できます。

1 つ以上の行を電子メールで送信する

電子メールで最大 50 行を送信できます。

1. 送信する必要がある行で、 「行メニュー」を選択します。 ヒント: 複数の行を送信するには、Shift または Ctrl (Mac の場合は Command ⌘) を押したまま複数の行番号を選択します。

2. [送信...] を選択します。

3. [宛先] フィールドに、電子メールを受信する必要があるユーザーまたはグループの電子メール アドレスを入力します。複数の電子メール アドレスはカンマまたはセミコロンで区切ります。 Smartsheet連絡先リストから連絡先を追加するには、 [連絡先の選択] を選択します。

4. [件名] ボックスと [メッセージ] ボックスで、必要に応じて電子メールの件名とメッセージを編集します。

5. 電子メールに追加する情報と電子メールのレイアウトをカスタマイズします。

   • 含める: デフォルトでは、すべての列 (添付ファイルとディスカッションを含む) が含まれます。 [編集] を選択して、電子メールの列、添付ファイル、またはコメントを追加または削除します。

   • レイアウト: 追加した情報をどのように表示するかを編集します。このオプションは、単一行を送信する場合にのみ使用できます。

6. 電子メールのコピーを受信するには、[Cc me] を選択します。

7. 「送信」を選択します。

複数のシートの情報を含むレポートで作業している場合、電子メール メッセージには同じシートの値を含む行のみを含めることができます。

グループ化が適用されたレポートでは、シート行とともにグループ見出しを選択できません。

シートを添付ファイルとして送信する

シートまたはレポートのスナップショットを PDF または Excel (.xls) ファイルとして電子メール メッセージに添付して送信できます。

1. メニュー バーで、[ファイル] > [添付ファイルとして送信...] を選択します。

2. [宛先] フィールドに、電子メールを受信する人の電子メール アドレスを入力します。複数の電子メール アドレスはカンマまたはセミコロンで区切ります。 Smartsheet連絡先リストから電子メールを受信する連絡先を選択するには、 [連絡先]を選択します。
3. 必要に応じて電子メールの件名とメッセージを編集します。デフォルトでは、シートの名前が [件名] フィールドに表示されます。

4. 送信する必要がある添付ファイルの種類を選択します。シートを PDF として送信する場合は、(オプション) を選択して PDF セットアップ メニューにアクセスし、添付ファイルの外観を定義します。

5. オプション: 電子メールをいつ送信するかを定義する場合、または定期的に設定する場合は、「スケジュール」を選択します。次に、配信頻度を定義するか、電子メールをいつ送信するかを指定します。 「OK」を選択します。

6. 「送信」を選択します。

繰り返しが [添付ファイルとして送信] フォームの右側のパネルに表示されます。

シートへの安全なリンクを送信する

パーマリンクは、ページまたはサイトの永続的な URL です。 Smartsheet はこれをシートごとに生成します。

共有コラボレータは、リンクを使用してSmartsheetのシートに直接アクセスできます。パーマリンクをブックマークしておくと簡単にアクセスできます。シートの共同作業者ではない人がパーマリンクにアクセスすると、エラー メッセージが表示されます。

1. シートの右上隅にある [共有] を選択します。 [シート共有機能]フォームでは、アイテムが誰とも共有されていない場合、[招待の詳細] セクションが表示されます。​​​​

2. セキュア シート リンクの URL を公開するには、[共同作業者] を選択します。リンクは共有コラボレーターのリストの下にあります。

3. [電子メール] アイコンを選択して、すべてのシート共同作業者に電子メールでパーマリンクを送信します。

ヒント ユーザーがログインを必要とせずにSmartsheetアイテムにアクセスできるようにする場合は、誰でもアクセスできるリンクを生成します。

共有メッセージをカスタマイズする

1. メニュー バーで、[ファイル] > [共有ユーザーに電子メールを送信...] を選択します。

2. オプション: 受信者のリストを絞り込むには、「すべての共有ユーザー」を選択します。デフォルトでは、電子メールはシートの共同編集者全員に送信されます。

3. メールの件名とメッセージを編集します。シート名がデフォルトの件名として表示されます。

4. 電子メールのコピーを受信するには、[Cc me] を選択します。

5. 「送信」を選択します。