Smartsheetでのスケーラブルなデータ収集のベストプラクティス

Smartsheetマニュアル｜効率とスケーラビリティーに関する専門家のヒントを活用して、大量のデータ収集に向けてSmartsheetフォームを最適化する方法を説明します。

Smartsheetソリューションをスケールアップするためのベストプラクティスと推奨事項を使用して、フォームのパフォーマンスを最大化します。

プラン

Smartsheet

プランタイプと含まれる機能の詳細については、「Smartsheetプラン」ページを参照してください。

Smartsheetフォームは、チームがさまざまなプロジェクトの重要なデータを収集し、それに基づいて行動する方法を合理化します。当社のフォームは、長期間にわたって、または一度に多数の送信を受け入れるように設計されています。複数の人が同時にフォームに回答を送信した場合、送信された順序で保存されるように、送信はシートに追加される前にまずキューに入ります。

Smartsheet は、誰かがフォーム経由で送信した情報を失うことはありません。

ただし、シートの複雑さとサイズが増えると、誰かがフォームを送信してからその回答がシートに保存されるまでに遅延が発生することがあります。

シートが最大行数に達すると、フォームは自動的に一時的に非アクティブになり、フォームの所有者に通知されます。追加の送信用にシート内の行を削除するか、追加のスペースを作成した後、フォームを再度アクティブ化すると、非アクティブ化時にキューにあった送信がシートに追加されます。

インテーク専用シートを維持する

シートがいっぱいになる可能性のあるトラフィックの多いフォームがある場合は、そのシートを取り込みのみに使用すると、送信プロセスが迅速化され、フォームがアクティブな状態に保たれます。ワークスペースに追加のシートを追加して、送信に対してアクションを実行したり、送信をアーカイブしたり、定期的なスケジュールで送信された行をインテークシートから移動したりできます。行を移動する必要がある頻度は特定の使用例によって異なりますが、シート上のアクティビティを減らすために、フォームを送信するたびにすぐに新しい行を移動しないことをお勧めします。

行を別のシートにすばやく移動するには、次の 2 つの方法があります。

手動で移動するには、シート内の 1 つ以上の行を選択し、行メニューを開いて [別のシートに移動] を選択します。
カスタマイズ可能なスケジュールに従って行を自動的に移動するには、 [自動化] > [テンプレートからワークフローを作成...] を選択し、[基準が満たされた場合に行を別のシートに移動] テンプレートを選択します。

インテークシートの下部に提出物を追加します

シートが非常に大きい場合は、フォームの送信をシートの下部に追加して、送信プロセスを高速化します。これはすべてのフォームのデフォルトのオプションです。送信内容をシートの上部に保存することを以前に選択した場合は、フォームビルダーの [設定]タブで変更できます。

インテークシートを簡素化する

フォームを送信するたびに、シート上の多くの複雑な数式や条件付き書式ルールが再計算されたり、すぐに自動化がトリガーされたりすると、新しい送信の保存速度が遅くなる可能性があります。

インテークシートを簡素化するには、次の手順を実行します。

可能であれば、提出物をアーカイブしたりアクションを実行したりするために設定した他のシートに、数式、条件付き書式、自動ワークフローを追加します (上記で推奨されているように)。
インテークシートに数式を保持する必要がある場合は、(@row などを使用して) 式を簡素化するか、列の数式に置き換えることができるかどうかを検討してください。
自動化されたワークフローをインテークシートに残しておく必要がある場合は、各提出の直後ではなく、スケジュールに従ってワークフローを実行するように設定できるかどうかを検討してください。

トラフィックの多いフォームをトラフィックの少ない複数のフォームに分割する

インテークシートから数式や自動化を削除したくない場合で、トラフィックの多いフォームに提出カテゴリー (州や役所などに基づくものなど) が明確に示されている場合は、それらのカテゴリーごとにシートのコピーを個別に作成できます。 [ファイル] メニューの[新規として保存...] を選択すると、フォーム、数式、オートメーションがすべてシートの新しいコピーに保存されます。