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ワークフローでプロセスを自動化する

Smartsheetマニュアル｜Smartsheetのビジュアルワークフローを使用してタスクを合理化し、自動化されたトリガー、条件、アクションを作成して業務効率を向上できます。

ワークフローを作成して、一日の大半を占める反復的な手動タスクを自動化します。

プラン

  • Smartsheet

  • Pro

  • Business

  • Enterprise

プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。

許可

ワークフローを作成するには、シートに対するライセンスを付与された 所有者 、管理者、または 編集者 レベルの権限が必要です。

編集者レベルの権限を持つユーザーは、自分自身を受信者としてアラートまたはリマインダーを作成、編集、または削除することのみできます。

ワークフローの権限について学習します。

この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

ワークフローを作成する

自動化されたワークフローの構築は、フローチャートの構築に似ています。開始ブロックから 1 つ以上の終了ブロックまで、トリガー、条件、アクションをまとめて配置します。

独自のワークフローを最初から構築することも、目的に合わせて既存のテンプレートをカスタマイズすることもできます。ワークフロー テンプレート ギャラリーには、ワークフローをいつ使用するか、各テンプレートをカスタマイズする方法に関するヒントが含まれています。

このテンプレートを使用してください

これをする

指定された基準が満たされたときに誰かに警告する

タスクを割り当てたり、日付を変更したりしたことを相手に知らせます。

特定の日付を誰かにリマインドする

重要な日付が近づくと関係者に通知します。

毎週更新をリクエストする

毎週のステータス レポートを収集し、プロジェクトを最新の状態に保ちます。

指定された基準が満たされた場合に行を別のシートに移動する

誰かがタスクを完了したとき、ステータスを更新したとき、またはチームに新しいタスクを割り当てたときなど、何か変化があったときに行を別のシートに自動的に移動します。

注記

何ができるか、どこにワークフローを適用できるかは、権限レベルによって異なります。ワークフローの権限について学びます。

テンプレート ギャラリーにアクセスするには:

  • シートの左上隅で、 [自動化] > [テンプレートからワークフローを作成...] を選択します。

ワークフローを最初から作成するには:

ワークフローは以下によって形成されます。

ワークフローをカスタマイズする

  • 条件を追加する: ワークフロー パスに含まれる行をフィルターします。

  • 新しい条件パスを追加する: 最初の条件が満たされない場合にワークフローがたどる代替ルートを定義します。

  • アクションを追加する: 条件を満たした場合にワークフローに必要なものを定義します。

以下の点に留意してください。

  • 複数のパスがある場合、ワークフローは各条件ブロックを左から右に順番に評価します。行が満たす左端の条件ブロックは、ワークフロー内で行がたどるパスを定義します。

  • 各パスの最後に少なくとも 1 つのアクション ブロックを追加します。アクション ブロックの後に、別のアクション ブロックが続く限り、追加の条件とパスを定義できます。

  • 数式とは異なり、ワークフローの処理には数秒かかります。電子メール、更新/承認リクエスト、大きなシートでの行の移動オートメーション、および最近変更されていない古いワークフローは、完了までに数分かかる場合があります。

注記 無限承認ループを防ぐため、クロスシート数式またはセル リンクを含むセルは、シートを自動的に変更するオートメーション (行の移動 、行のコピー 、行の行、行の行解除 、承認要求) をトリガーしません。これを回避するには、時間ベースの自動化または繰り返しワークフローの使用を検討してください。

制限事項

  • 各シートには最大 150 のワークフローを含めることができます。

  • 各ワークフローには最大 100 個のブロックを含めることができます。これには、トリガー、条件、およびアクション ブロックが含まれます。

  • 各ワークフローには最大 30 個のアクション ブロックを含めることができます。

  • 条件ブロックには、最大 20 個の条件ステートメント (ブロック内に 20 行) を含めることができます。

  • 自動ワークフロー電子メールに含まれる添付ファイルのリンクは、14 日後に期限切れになります。

ワークフローのベストプラクティス

  • ワークフロー ビルダーの左上隅にワークフローの名前を入力します。

  • セットアップ後、または変更後にワークフローを保存します。いつでも戻ってきて、ワークフローにさらに変更を加えることができます。

  • アクションが実行される 1 時間前にトリガーが実行されるように設定します。これにより、技術的な問題によってアクションが予定どおりに実行されなくなることがなくなります。

  • シート上のアクティブなワークフローが多いほど、ワークフローは遅くなります。パフォーマンスを向上させるには、一緒にトリガーされるワークフローを結合し、不要な古いワークフローを非アクティブ化します。

  • ワークフローを保存した後、ワークフローを編集、複製、または削除すると、そのワークフローが[アラートとアクションの管理] ウィンドウにリストされます。 [自動化] > [ワークフローの管理...] を選択します。このウィンドウでは、ワークフローの非アクティブ化 (またはアクティブ化)、編集、複製、または削除を行うことができます。

  • ワークフローを複製するときは、承認リクエストが新しい列に保存されるか、承認または拒否されたときに新しい値が使用されるように、承認リクエストを必ず変更してください。クローンの承認リクエストの構成を変更しない場合、元のワークフローの承認によって新しいワークフローの承認リクエストがトリガーされる可能性があります。

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