アクションブロック：どの自動化をトリガーするかを指定する

Smartsheetマニュアル｜アラート、リクエスト、シート変更などのカスタムワークフロー自動化のためにSmartsheetアクションブロックを構成する方法を説明します。

アクション ブロックを使用して、ワークフローがトリガーされたときに実行する自動化のタイプを選択します。

プラン

• Smartsheet

• Pro

• Business

• Enterprise

プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。

許可

ワークフローを作成するには、シートに対するライセンスを付与された 所有者 、管理者、または 編集者 レベルの権限が必要です。

編集者レベルの権限を持つユーザーは、自分自身を受信者としてアラートまたはリマインダーを作成、編集、または削除することのみできます。

ワークフローの権限について学びます。

この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

ワークフローには 4 つのタイプがあり、各タイプには異なるアクション タイプがあります。ワークフロー アクション タイプの参考として次の表を使用してください。

通知アクションのタイプ

このタイプのアラートまたはアクションを使用します	この状況では	Example(s) 例
誰かに警告する	特定のフィールドの重要な変更について、または新しいタスクに割り当てられたときに人々に警告します フィールドが特定の値に設定されるタイミングを知る	[ステータス] フィールドが [ブロック] に設定されている場合にアラートを受信するワークフローを作成しました。
Microsoft Teams チャネルにアラートを送信する	フィールドまたはシート行の更新を Microsoft Teams チャネルに送信する	新しいフォームエントリがシートに追加されたときにチームの Microsoft Teams チャネルにアラートを送信するワークフローを作成しました。
Slack チャネルにアラートを送信する	フィールドまたはシート行の更新を Slack チャネルに送信する	タスクが「緊急」としてタグ付けされた場合に、チームの Slack チャネルにアラートを送信するワークフローを作成しました。

更新および承認リクエストのアクション タイプ

このタイプのアラートまたはアクションを使用します	この状況では	Example(s) 例
更新リクエスト	作業項目が期限を過ぎていてまだ完了としてマークされていない場合、タスク所有者に作業項目に関する情報を求める 特定のフィールドの値が変更された場合は、作業項目の担当者から最新情報を取得します。	マネージャーは、行のステータスが「進行中」に変わったときに「開始日」列を更新するようにタスク担当者に要求するワークフローを作成しました。
承認リクエスト	フィールドが特定の基準を満たしている場合に、レビュー担当者またはマネージャーに作業項目のレビューと承認を依頼します。	下書きに「完了」のタグが付いている場合に、コンテンツレビュー担当者に下書きを承認または拒否するよう依頼するワークフローを作成しました。 マーケティング チームは、作業項目のコストが予測金額を超えた場合にリクエストを確認し、承認または拒否するよう財務チームに依頼するワークフローを作成しました。

シート変更アクションタイプ

このタイプのアラートまたはアクションを使用します	この状況では	Example(s) 例
人を割り当てる	日付に達したとき、または行が追加または変更されたときに、1 人以上の人を作業項目に割り当てます。	作業項目が「緊急」としてタグ付けされている場合に、エスカレーション チームにタスクを割り当てるワークフローを作成しました。
セル値を変更する	特定の条件が満たされた場合、これらの列のデータを変更します。 テキスト/番号 Dropdown (Single Select) ドロップダウン (単一選択) Dropdown (Multi Select) ドロップダウン (複数選択) チェックボックス	ユーザーが「承認ステータス」列を「承認済み」に設定したときに、「完了」チェックボックス列を選択するようにシートを設定します。
日付を記録	ワークフローがトリガーされたときに、選択したフィールドに現在の日付を記録します。	タスクが完了としてマークされたときに、現在の日付を記録するようにシートを設定します。
セル値をクリアする	特定の条件が満たされた場合にフィールドの内容を削除します。	コンテンツの削除に役立つワークフローを作成しました。
行をロックする	アイテムが承認または完了した後、または特定の時点でさらに編集できないようにします。	[レビュー ステータス] 列の値が [進行中] に設定されている場合に行をロックするようにシートを設定します。
行のロックを解除する	前提条件の手順が完了している場合にのみ、ユーザーが行を編集できるようにします。	[レビュー ステータス] 列の値が [完了] に設定されている場合に、行のロックを解除するようにシートを設定します。

シート間のワークフローのアクション タイプ

このタイプのアラートまたはアクションを使用します	この状況では	Example(s) 例
行を移動する	完了としてマークされている行を別のシートに移動する 自動的に受信した作業項目を特性に基づいて別のシートにルーティングします	e ラーニング チームは、チームのインテーク シートに記載すべきではないリクエストを削除するワークフローを作成しました。マーケティング チームへのリクエストを受け取ると、ワークフローによってタスクがその部門の受け入れシートに移動されます。
行をコピーする	フィールドが特定の基準を満たした場合に、別のシートに行のコピーを作成します。	完了したすべてのタスクが記録されたシートがあります。手動作業を減らすために、親ファイル内の行が「完了」としてタグ付けされている場合に、そのシートに行をコピーするワークフローを作成しました。

選択したアクションを変更するには、ブロックの右上隅にあるメニュー アイコンに移動します。

注記

無限承認ループを防ぐため、クロスシート数式またはセル リンクを含むセルでは、シートを自動的に変更するオートメーション (行の移動、行のコピー、行の行、行解除、承認要求、日付の記録、人の割り当て、セルの変更、セルのクリア、ドキュメントの生成)。これを回避するには、時間ベースの自動化または繰り返しワークフローを使用します。

受信者を選択してください

アクション ブロックを構成して、特定の作業項目に関係する人にアラートとリクエストが確実に送信されるようにします。それらを次の宛先に送信するように設定できます。

• その行の連絡先フィールドの人物 (例: 担当者)

• 全員がシートを共有しました

• 手動で指定した人

• Slack や Microsoft Teams などのサードパーティ アプリのチャネルのメンバー

警告メッセージをカスタマイズする

受信者が知る必要がある情報のみを取得できるように、アラート メッセージをカスタマイズできます。 [メッセージのカスタマイズ] セクションでは、表示するフィールドを制御し、件名とメッセージを編集できます。

自分用に設定したアラートを受信しませんでした

シートの通知がオフになっている可能性があります。これを修正するには、シート変更の通知をオンにします。やり方がわからないですか? 「変更を加えて自動化されたワークフローをトリガーする」の記事をお読みください。