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URLクエリー文字列を使用してフォームにデフォルト値を事前入力する

Smartsheetマニュアル｜URLクエリー文字列を使用してSmartsheetフォームをカスタマイズして、フィールドに自動入力し、データ入力を効率化できます。

クエリ文字列を使用してフォーム リンクをカスタマイズし、受信者ごとに異なるデフォルト値を提供します。

プラン

  • Smartsheet

  • Pro

  • Business

  • Enterprise

プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。

ユーザーがカスタム リンクを使用してフォームにアクセスすると、URL からの情報がフォーム内のフィールドに事前に入力されます。

シナリオ

営業マネージャーが、すべてのクライアントの電話を中央の簡単にアクセスできるシートに記録し、各通話に通話を記録している営業担当者の名前を含めたいと考えていると想像してください。マネージャーは 1 つの基本フォームを作成し、チームの各メンバーに、名前を事前に入力するクエリ文字列を含む異なる URL を与えます。各チーム メンバーは、毎回同じ基本的な詳細を入力する必要がなく、簡単に情報をログに記録でき、すべての情報を 1 か所で確認できます。

クエリ文字列をフォーム URL に追加する

フォーム URL のクエリ文字列を作成するには:

  1. メニュー バーで、 [フォーム] > [フォームの管理] を選択します。

  2. カスタム URL を使用して配布するフォームの上にマウスを置きます。

  4. スプレッドシートまたはワードプロセッサ アプリケーションに URL を貼り付けます。

  5. URL の末尾で次の操作を実行します。

    1. 疑問符 (?) を入力します。(?)

    2. 入力するフォーム フィールドの値を入力します (例: Rep)。

    3. 等号 (=) を入力します。

    4. デフォルト値として設定する値を入力します (例: Sally Smart)。 例: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart

  6. URL に複数のフィールドを含めるには、フィールドをアンパサンド (&) で結合します。 例: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b? Rep=Sally%20Smart&ECA=sallysmart@smartsheet.com

考慮すべき事項

  • フォームを使用するためにユーザーにログインを要求する場合、事前入力文字列は機能しません。認証により、URL からカスタマイズがすべて消去されます。

  • フォームフィールドでは大文字と小文字が区別されます。 URL 文字列に値を追加するときは、この点に留意してください。

  • URL にスペースを含めることはできません。スペースを含めるには、%20 を使用します。その他の文字については、このページの下部にある特殊文字リストを参照してください。

  • フォーム設定で [送信者にフォーム送信のコピーの電子メール送信を許可する] オプションを有効にしている場合は、クエリ文字列を使用してフォーム上でこのオプションを自動的に選択し、デフォルトの電子メール アドレスを入力できます。 ECA を使用して、このフィールドに情報を渡します。 例えば： https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?ECA=sallysmart@smartsheet.com

  • 値は編集可能ですが、非公開ではありません。フィールドをフォームに表示しないようにすることもできますが、値は URL に表示されたままになり、リンクを知っている人は誰でも URL と事前入力された値のデータを見ることができます。 ヒント: チームが同じデータを再度送信する必要がある場合は、ブラウザの「戻る」ボタンを使用して、最後に送信された値 (事前入力された値を含む) でフォームを再ロードできます。その後、変更が必要なものをすべて上書きして、フォームを再送信できます。チームがこのショートカットを学習できるように、フォームの説明フィールドにこのヒントを追加することを検討してください。

クエリ文字列に特殊文字を含める

URL にスペースまたはその他の特殊文字を含める場合は、URL パーセント エンコーディングを使用する必要があります。次の表には、使用できるいくつかの一般的な特殊文字とそのパーセント エンコード値が含まれています。これらの文字はエスケープ文字とも呼ばれます。

高度なシナリオ

クエリ文字列を使用するさまざまな方法があります。以下のリストでは、クエリ文字列を使用する一連のアイデアを提供します。

  • ダッシュボード： 同じフォームへの異なるリンクを持つダッシュボードを作成します。各リンクには、フォームの条件ロジックを制御するフィールドを使用するクエリ文字列があり、異なるタイプのリクエスト用のクイックリンクを作成し、すべて一元処理されます。

  • 数式： 数式を使用して、自動的にプレフィルドフォームを作成し、元のリクエスト送信者にURLを送信する自動アラートなどのフォローアップ項目を生成します。

  • QRコード： 同じベースフォームを使用してURLのクエリー文字列が異なるQRコードを作成し、それらのQRコードをさまざまな機器のステッカーに印刷します。QRコードをスキャンしてもらい、詳細を入力してもらうことで、簡単に機器の使用ログを作成できます。

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