Smartsheet Control Center：プロジェクトプロファイル データを使用してプロジェクトを定義および追跡する
Smartsheetマニュアル｜Smartsheet Control Centerを使用して主要なプロジェクトプロファイルデータを定義および追跡することで、プロジェクト管理を最適化できます。
プロファイル データは、各プロジェクト シートの上部に概要として入力されます。また、プロジェクト ダッシュボードに表示して、プロジェクトの概要を簡単に把握することもできます。プロファイル データをブループリントの概要やポートフォリオ レベルのダッシュボードにリンクすることもできます。
プラン
Smartsheet Advanceパッケージ
プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。
許可
Smartsheet Control Centerにアクセスするには、ライセンスを取得したユーザーである必要があります。
この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。
プロジェクト プロファイル データを使用して、次のことを行います。
プロジェクト名、説明、所有者、予算、期日の値を使用してプロジェクトを定義します。
完了率、予測終了日、プロジェクトの健全性などの値を使用して、ステータス追跡メトリクスまたは KPI を作成します。
プロジェクトプロファイルデータを構造化する方法
プロファイル データ要素に名前を付けるときは、具体的かつ一貫性のあるものにしてください。プロファイル データ要素は、ブループリント内の少なくとも 1 つのシートに存在する必要がありますが、複数のシートに存在することもできます。
プロファイル データは、[プライマリ] 列に [概要] という単語が含まれる最上位の行 (理想的にはシートの最初の行) の下に編成されます。
各プロファイル データ要素は、概要行の下にインデントされた個別の行にあります。 2 レベル以上インデントされた行は、プロファイル データとして認識されません。
プロファイル データの名前は [プライマリ] 列にあり、データのタイプを示します。
プロファイル データの値は、名前の右側の列にあります。これはテキスト/数値列である必要があります。
追加の列には次のいずれかを含めることができます。
セルに直接入力されたデータ: データは、プロジェクトを作成または編集するとき、またはプロジェクトの作成後に共同編集者によって更新されたときに入力できます。
受信セル リンク: 値は、プロジェクト フォルダー内の別のシートのセル、またはインテーク シート (ブループリントがこのように構成されている場合) から取得されます。
数式: 数式は、シート内または複数のシートにわたるデータを使用して値を計算します。
注記 ブループリント設定で列の順序をカスタマイズできます。
プロファイル データの概要のガイドラインとベスト プラクティス
プロフィール データの概要に要素を含めるべきかどうか迷っている場合は、次の点を自問してください。
要素は有用なコンテキストを提供しますか? 共同作業者が複数のプロジェクトに取り組んでいる場合、固有のプロジェクト名または説明を使用すると、各シートを区別するのに役立ちます。
この要素はシート内の別の場所で数式を計算するために使用されていますか? たとえば、概要セクションに表示される予算を使用して、プロジェクトの残りの予算を追跡できます。
この要素はプロジェクトの状態に関する高度な洞察を提供しますか? プロジェクトの健全性と予測終了日により、ステータスが一目でわかります。
プロファイル データを操作するためのベスト プラクティスをいくつか示します。
プロファイル データ要素に名前を付けるときは、具体的かつ一貫性のあるものにしてください。
更新すべきではないプロファイル データ行をロックします。たとえば、受信セルのリンクまたは数式をロックします。 (行をロックおよびロック解除できるのは、シート所有者と管理者レベルの権限で共有されているユーザーのみです)。
プロファイル データは複数のシートに表示される場合があるため、1 つのシートで変更を加えても、他のシートでも変更されるとは限りません。共同編集者が情報を更新し、数式またはセル リンクを使用してプロファイル データから情報を参照できる場所を 1 つ設定します。たとえば、プロファイル データの信頼できる情報源としてインテーク シートを使用することができます。
プロジェクトのステータスの説明や RYG プロジェクトの正常性ステータスなどの更新を行うための場所を [概要] セクションの外側に用意し、プロファイル データ内の式を使用して参照します。
プロフィールデータを更新する
単一プロジェクトのインテーク プロファイル データを更新するには:
Control Centerで、更新するプロジェクトを選択します。
画面の下部で、「プロジェクト情報の編集」を選択します。
重要 使用できない (グレー表示されている) フィールドは、インテーク シート上で直接編集する必要があります。プロジェクト名を編集すると、プロファイル データの値のみが変更され、関連するシート、レポート、またはダッシュボードの名前は変更されません。
プロフィールデータを管理する
プロファイル データ フィールドがプロジェクトに存在するには、ソース テンプレート シートに存在する必要があります。
プロジェクトの作成時に値が入力されている場合、その値はブループリント ビルダーで Intake プロファイル データとして識別されます。インテーク プロファイル データは、プロジェクト作成者がプロジェクト作成ウィザードで手動で入力するか、インテーク シートからのデータまたはセル リンクを自動的に入力する、データの取得元に関するルールを使用して構成されます。
注記 Intake プロファイル データ値にプレースホルダー データ (たとえば、<<$100>>) を入力すると、エラーを簡単に特定できます。
プロファイル データ フィールドを追加する
プロファイル データ フィールドをソース テンプレート シートに追加したり、行の順序を変更したり、書式設定を適用したりできます。
重要 新しいデータ フィールドが摂取プロファイル データである場合、または概要シートにリンクされている場合は、関連するブループリントも更新する必要があります。
ブループリント ビルダーにプロファイル データを追加すると、シートの概要セクションの最後に表示されます。ブループリント ビルダーを通じてソース テンプレートを更新すると、新しいプロジェクトのみが追加のプロファイル データを持ち、現在のプロジェクトは変更されません。
新しいプロジェクトだけでなく、現在のプロジェクトに新しいプロファイル データを追加するには、「グローバル更新: プロファイル データの追加」を参照してください。
