Googleドキュメント用のSmartsheet Mergeアドオン
Smartsheetマニュアル｜Smartsheet Mergeアドオンを使用すると、SmartsheetデータをGoogleドキュメントに効率的に結合して、パーソナライズされたドキュメントを作成できます。
プラン
Smartsheet
Pro
Business
Enterprise
プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。
Chrome ウェブストアからインストールできる Smartsheet と Google ドライブの統合ポイントは次のとおりです。
Smartsheet Merge: Smartsheetデータを Google ドキュメントに戦略的にインポートします。
Smartsheet Sync: Google フォームへの回答をSmartsheetの新しいシートに保存します。
Google ドライブから新規作成: 新しいシートはSmartsheetに保存されますが、リンクもドライブに作成されるため、そこから簡単に開くことができます。
さらに、インストールを必要としない Google との統合ポイントがいくつかあります。完全なリストはこちらをご覧ください。
Smartsheet Mergeアドオンを使用する
Smartsheet Merge は、 Smartsheetデータから請求書、フォーム レター、封筒、その他のドキュメントを作成できる Google ドキュメント アドオンです。たとえば、 Smartsheetの [クライアント名] 列の名前を使用して、Google ドキュメントで作成したフォーム レターをクライアントごとにカスタマイズできます。
サイドバーから選択できるのは、シート内の最初の 100 列のみです。文書内で 2 セットの中括弧で囲まれた列名 (例: {{列名}}) を入力することで、任意の列の差し込みフィールド タグを手動で作成できます。
ヒント アドオンの起動後に列の名前または場所が変更された場合は、「列の更新」を選択してサイドバーのリストを更新します。
まず、Chrome ウェブストアからSmartsheet Mergeをインストールし、Google ドライブ ドキュメントにアクセスする権限をSmartsheet Mergeに付与します。
インストールすると、Google ドキュメントのドキュメントにリダイレクトされます。 Smartsheetデータを結合する他のドキュメントに移動することを選択することもできます。
上部の [アドオン] を選択し、 [Smartsheet Merge] > [開始] を選択します。 Smartsheet Mergeサイドバーがドキュメントの右側に表示されます。
[Smartsheetに接続] ボタンを選択し、手順に従ってアプリとSmartsheetアカウント間のアクセスを承認します。 注: 複数の Google アカウントにサインインしている場合、このプロセス中にエラー メッセージが表示される場合があります。この問題が発生した場合は、すべてのブラウザ ウィンドウですべての Google アカウントからサインアウトし、ブラウザを閉じて、1 つの Google アカウントだけにサインインし直します。
ログインに成功すると、ページが更新され、ウィンドウを閉じてSmartsheet Mergeサイドバーのある Google ドキュメントに戻るように指示されます。
Smartsheet Mergeサイドバーが更新されたことがわかります。 [シートを選択] をクリックし、結合に使用するシートを選択します。シート リストのすぐ上にある検索ボックスを使用してシートをすばやくフィルタリングし、探しているシートを見つけます。
Smartsheet Mergeサイドバーから [行の選択] をクリックして、ドキュメントと結合する行を選択します。複数の行を選択すると、 Smartsheet Merge はGoogle ドキュメントの複数のコピーを作成し、それぞれが選択した行のデータと結合されます。マージごとに最大 150 行を選択できます。
Smartsheet Mergeサイドバーから [差し込みフィールドの挿入] を選択します。
差し込みフィールドは、 Smartsheet Merge がGoogle ドキュメント内にSmartsheetデータを配置するために使用するものです。ドキュメント内の最初のタグを表示する場所にカーソルを置き、サイドバーで列名を選択します。これにより、 Smartsheetからのデータのプレースホルダーとして機能する差し込みフィールド タグが挿入されます。ドキュメントに結合するデータの列ごとにこのプロセスを繰り返します。
ドキュメントの設定が完了したら、 Smartsheet Mergeサイドバーで [Run Merge] を選択します。複数の Google ドキュメントを作成するか、複数の PDF を作成するか、または 1 つのファイルに結合するかを選択します。この最後のオプションを選択すると、結合されたすべてのドキュメントが 1 つの Google Doc/PDF ファイルに結合され、簡単に印刷できるようになります。 注: Google では、サイズが 10 MB 未満のドキュメントの PDF のみを作成します。
ファイル名の形式をカスタマイズします。デフォルトでは、各ファイルの名前にはシートの主列のデータが含まれていますが、[ファイル名形式] の横にある [変更] を選択して、必要に応じてこれを変更できます。
追加のオプションを構成します。
Google ドライブで共有: 各差し込みドキュメントを、行にリストされている有効な Gmail または Google Apps のメール アドレスと共有します。シートの最初の 100 列の 1 つに、各行のドキュメントを共有する電子メール アドレスをリストする必要があります。
Smartsheetの行に添付: 生成された Google ドキュメントまたは PDF へのリンクをSmartsheetの行に添付します。
Smartsheetの行にアップロード (PDF ドキュメントのみ): 生成された PDF をSmartsheetにアップロードし、行に添付します。
電子メールで送信 (PDF ドキュメントのみ): 各 PDF ドキュメントを電子メールの添付ファイルとして、行で見つかった有効なアドレスに送信します。電子メールは、アドオンを実行している人から送信されます。シートの最初の 100 列の 1 つに、各行のドキュメントの送信先となる電子メール アドレスをリストする必要があります。 [構成] を選択して、電子メールの件名とメッセージ本文をカスタマイズします。 Google ドキュメント内で差し込みフィールドを使用するのと同じように、件名とメッセージ本文に差し込みフィールドを入力して、行の値を含めることができます。例えば：
サイドバーの下部にある「マージの実行」ボタンを選択します。結合プロセスが実行され、結合プロセスの開始時に現在のドキュメントの名前から作成された名前のフォルダーに新しいドキュメントが配置されます。
アプリとアドオンをアンインストールする
Google ドライブからアプリをアンインストールするには、Google のサポート サイトの手順に従ってください。
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